Blog | Agiles PM

Projektmanagement nach PMI: IT Outsourcing mit Jira und Confluence Teil 2

Teil 2 

Es emphielt sich, die Beschreibungen selbst mit JIRA zu verfolgen, da die SREENSHOTS sich nicht so groß darstellen lassen.

 

Vorgänge erstellen

Jede Aufgabe in einem Projekt wird durch einen Vorgang oder Untervorgang dargestellt. Projektauftrag schreiben, Anforderungsdokumentation schreiben, eine Bauzeichnung erstellen, einen Bug beheben, einen Use Case oder eine User Story schreiben….alles Vorgänge. „Untervorgänge“ werden insbesondere dazu benutzt, einen Vorgang (Arbeitspaket) dezidierter zu unterteilen, sowie einzelnen „Bearbeitern“ zuzuweisen.

16

Wie Sie sehen, lässt sich ein Autor zuweisen. Dies ist i.d.R. der Projektleiter oder ein Teilprojektleiter. Zusätzlich muss der entsprechende „Bearbeiter“ zugewiesen werden. Es kann immer nur ein “Bearbeiter“ zugewiesen werden. Sollen weitere Mitarbeiter als „Bearbeiter“ zugewiesen werden, existieren mehrere Möglichkeiten, die weiter unten besprochen werden.

Es folgt der untere Teil der Maske……

17

Sie können im Nachhinein den Vorgang markieren und über „Bearbeiten“ diese Maske erneut aufrufen und bearbeiten.

 

Vorgang beobachten

Wenn Sie den Vorgang markiert haben, dann können Sie unter „Personen“ den „Vorgang beobachten“. Wenn Sie diese Option aktiviert haben, dann taucht er in Ihrem „Dashboard“ auf, in dem Gadget „Beobachtete Vorgänge“, falls Sie das Gadget aktiviert haben. Solange der Vorgang nicht beobachtet wird, steht die Option „1 Vorgang beobachten“ zur Verfügung. Switchen Sie auf „2 Beobachten beenden“ um, dann wird der Vorgang im o.g. Gadget angezeigt.

18

Sie erhalten jetzt auch zu diesem Vorgang alle Änderungsmeldungen oder Kommentare.

 

Vorgänge verknüpfen.

Vorgänge oder Aufgaben können Kausalitäten unterstehen.

Beispiel: Ein altes Netzwerk können Sie erst abschalten, wenn das neue Netzwerk getestet ist und eine Verfügbarkeit von 99% garantiert.

JIRA bietet ebenfalls Möglichkeiten, Abhängigkeiten der Vorgänge untereinander zu definieren.

19

20

Allerdings scheint die Bearbeitung des abhängigen Vorgangs nicht verhindert zu werden. Der jeweilige Kausalitätshinweis hat scheinbar nur einen Informationsgehalt für den Bearbeiter.

Mehrere “Bearbeiter“ (Ressourcen) zuweisen.

In der ersten Zuweisung lässt sich nur ein „Bearbeiter“ einer Aufgabe (Vorgang, Arbeitspaket) zuweisen. JIRA verfügt über verschiedene Möglichkeiten, Bearbeiter oder weitere „Bearbeiter“ hinzuzufügen:

  1. Aufgaben über eine „Warteschlange“ (Queue) managen.
  • JIRA entspringt ja eher einem agilen Vorgehen. Von daher ist das Prinzip „Arbeit eigenständig auswählen“ auch in JIRA Core eine Option. In dem Fall wird eine Aufgabe nicht zugewiesen. Die Teammitglieder können die Aufgabe selbständig übernehmen.
  • Die Standardeinstellung in „Einstellungen, System, Optionen“ muss aktiviert bleiben, damit ein Mitarbeiter diese Aufgabe wählen kann.

21

  • Die Aufgabe wird bei ihrer Definition nicht zugewiesen.
  • Im nächsten Schritt sollte ein „Dashboard“ mit einem entsprechenden Filter erstellt werden, der die „nicht zugewiesenen“ Aufgaben auflistet und als „Dashboard“ für alle freigegebenen User übernommen werden soll.
  • Zuerst erstellen Sie den Filter: Suchen Sie einfach im Suchfeld nach „nicht zugewiesen“.

22

  • Wählen Sie „Offen und nicht zugewiesen“.
  • Speichern Sie den Filter mit dem Namen „Nicht zugewiesen“. Er sollte jetzt auf der linken Leiste unter „Filterfavoriten“ auftauchen.
  • Erstellen Sie jetzt das Dashboard. Dazu gehen Sie über das Menü „Startseite – Dashboards verwalten – Neues Dashboard erstellen“.

23

  • Danach Doppelklick auf das Dashboard in der Übersicht.
  • Hier wählen Sie „Gadget hinzufügen“ und wählen anschließend das „Filterergebnisse Gadget“.

24

  • Der schon erstellte Filter (Nicht zugewiesen) kann um weitere Spalten (Attribute) erweitert werden. In dem Fall: „Bearbeiter“.

25

  • Speichern Sie das Ergebnis. Sie sollten nun an alle zukünftigen User eine Notiz senden, die die Nutzung des Dashboards vorschlägt: „Verwaltung – System – Email – Email senden“.
  • Aus Sicht eines Users, der sich angemeldet hat, geht man folgendermaßen vor: Er geht über das Menü „Startseite – Dashboards verwalten“. Er kann jetzt aufgrund bestimmter Kriterien das „Dashboard“ suchen. Eventuell ist es in den „Populären“ schon sichtbar. Er markiert das „Sternchen“ so, dass es anschließend gefüllt erscheint. Danach befindet es sich in seinen „Favoriten“.

26

  • Wenn der User jetzt auf sein Account zugreift, bekommt er sofort im ersten View das Dashboard mit dem Gadget inklusive Filter angezeigt.

27

  • Er kann sich jetzt die Aufgabe über die „… Aktionen“ selbst zuordnen.

28

  • Danach sollte im Dashboard nichts weiter angezeigt werden, falls keine weitere „nicht zugewiesene“ Aufgabe zurzeit in unserem Beispiel existiert.
  • Der User kann sich aber auch ein eigenes Dashboard erstellen, das seine präferierten Informationen anzeigt. Er geht genauso vor, wie der Projektleiter. Er kann sich dann für ihn selbst relevante Gadgets hinzufügen. Das Dashboard wird dann unter „Eigene“ aufgezeigt. Beim Einloggen in sein Account, wird dann das eigene Dashboard angezeigt.
  1. Eine Aufgabe managen über die Gruppenzughörigkeit
  • Falls ein Team eine Aufgabe (Vorgang, Arbeitspaket) bearbeiten soll, können Sie über ein Benutzer definiertes Feld diese Aufgabe einer Gruppe zuweisen.
  • Als erstes erzeugen Sie eine „Gruppen Auswahl Feld“. Dazu gehen Sie über „Administration – Vorgänge“. Wählen Sie in der linken Spalte „Vorgänge – Benutzerdefinierte Felder“ dann rechts oben „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“.

29

30

  • Danach müssen Sie das Feld noch einer „Bildschirmmaske zuweisen“.

31

  • Das neue Feld sollte jetzt in der „Bearbeiten – Bildschirmmaske“ auftauchen. Hier können Sie jetzt eine Gruppe zuweisen.

32

Fortsetzung folgt Teil 3

 

Hier schreibt Renee Ossowski, PMP

Streben Sie eine PMP Zertifizierung an? Signifikantes Methodenwissen hilft Ihnen auch im Kontext von Jira und Confluence.

Bleiben Sie auf dem Laufenden, bestellen Sie unseren Newsletter: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Sie erreichen uns jetzt auch in Facebook: https://www.facebook.com/Habitualisierung/

Die SONOXO Akademie GmbH Salzburg und die SONOXO GmbH Berlin sind Schwesterfirmen, die es sich zum Ziel gesetzt haben, durch Erfahrungen aus der Praxis sowie Entwicklungen von Curricula, sich gegenseitig zu befruchten. Kein klassisches Trainingsunternehmen zu sein - diese Philosophie kommt unseren Teilnehmern sehr zu Gute.

Geben Sie uns Ihr Feedback! Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu posten!