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Projektmanagement mit JIRA und CONFLUENCE JIRA (Teil 6)

Mit einem TaskBoard arbeiten

JIRA bietet Ihnen die Möglichkeit alle Vorgänge in Form „Taskboards“ eines (ähnlich Kanban)  zu analysieren oder zu überwachen.

Betätigen Sie in Ihrem Projekt in der linken Ansichtsleiste das „Taskboard“.

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Hier finden Sie die drei SpaltenAufgaben, In Arbeit und Fertig“. Sie sehen, dass eine Aufgabe bisher fertiggestellt wurde. Weiter oben haben Sie ja schon gelernt, dass der „Bearbeiter“ den Fortschritt eingeben kann. Dies würde sich hier niederschlagen. Falls der Bearbeiter der Aufgabe „IST Analyse“ diese Aufgabe als „In Arbeit“ deklariert, würde die Kachel hier im Taskboard in die Mitte rutschen.

Allerdings kann der Projektleiter die Aufgabe auch eigenständig per „Drag&Drop“ in die Mitte ziehen. Das hätte den gleichen Effekt. Natürlich lässt sich auch die Reihenfolge in den Spalten verändern.

Ganz unten in der linken Spalte, können Sie sogar neue Aufgaben erstellen.

 

Berechtigungen erstellen

Es existieren mehrere Möglichkeiten, Berechtigungen zu vergeben:

  1. Globale (vorhandene) Berechtigungen (für alle Projekte)
  2. JIRA System Administratoren
  3. JIRA Administratoren
  4. JIRA Benutzer

Alle User müssen einer dieser Gruppen zugehörig sein, um sich überhaupt an eine Instanz anmelden zu können.

Diese User können dann alle Projekte einer Instanz durchsuchen. Falls Sie aber bspw. einen externen Berater temporär in einem Projekt beschäftigen, können Sie die Berechtigungen so erstellen, dass interne Mitarbeiter alle Projekte einsehen können, der oder die externen Berater aber nur das jeweilige Projekt, dem sie  zugeordnet sind. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Erstellen Sie 2 Gruppen: JIRA intern und JIRA extern über „Administration – User Management – Gruppen“. Jeder Gruppe müssen Sie die Mitglieder zuordnen. Sie sollten also vorher einen oder zwei oder drei externe Berater erstellt haben.

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  • Gehen Sie zurück zu JIRA. Gehen Sie über „Administration – Vorgänge – Berechtigungsschemata (unten links)“.
  • Wählen Sie das „Default Permission Scheme“ auf. Entfernen Sie bei „Projekt durchsuchen“ die Anwendungsrolle „Angemeldete Benutzer“ und ersetzen sie diese durch die „Gruppe JIRA intern“.

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  • Wechseln Sie zurück in die Übersicht der Schemata. Kopieren die „Default Permission Scheme“.

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  • Benennen Sie das Berechtigungsschema um in „Extern Permission Scheme“, in dem Sie in der Übersicht der Schematas, „Bearbeiten“ wählen.
  • Wechseln über „Administration – Projekte“ in das Projekt, das das Schema „Extern Permission Scheme“ erhalten soll. Dort finden Sie rechts unter Berechtigungen noch das alte Schema. Klicken Sie darauf und wechseln unter „Aktionen“ oben rechts, das Schema aus.
  • Jetzt sollten Ihr Berater unter seinem Account nur das Projekt vorfinden, dass Sie mit dem „Extern Permission Scheme“ ausgestattet haben.
  1. Rollen für Projekte erstellen

Sie können Rollen definieren, denen Sie individuelle „Berechtigungen“ über ein von Ihnen definiertes „Berechtigungsschema“ zuweisen. Rollen gelten über alle Projekte hinweg. Folgendes Beispiel:

Gehen Sie über „Administration“ in „System“. Dort gehen Sie über „Sicherheit“ in die „Projektrollen“: Erzeugen Sie bspw. die Rolle Qualitätsmanager.

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Nachdem Sie die Projektrolle erstellt haben, müssen Sie ein Berechtigungsschema hinzufügen oder ein neues Berechtigungsschema erstellen und dann hinzufügen. Erstellen Sie ein neues Berechtigungsschema,

indem Sie über „Administration, Vorgänge“ und dort in der Ansichtsleiste ganz unten links auf „Berechtigungsschemata“ klicken“.

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Anschließend können Sie die notwendigen Berechtigungen hinzufügen.

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JIRA bietet 6 Kategorien an:

  1. Projektberechtigungen
  2. Vorgangsberechtigungen
  3. Wähler- und Beobachterberechtigungen
  4. Kommentar – Berechtigungen
  5. Anhangs Berechtigungen
  6. Zeitverfolgungsberechtigungen

Jede Kategorie enthält wiederum diverse Zuordnungsmöglichkeiten. Jede dieser Zuordnungsmöglichkeiten kann eine von acht Ausprägungen enthalten:

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Jede einzelne Ausprägung, lässt sich hier direkt einer Person, Rolle, Gruppe etc. zuordnen. Im Beispiel dem „Externer Berater“. Ein externer Berater wird öfter Mal in diversen Projekten benötigt und soll nur sehr reduzierte Rechte innehaben. Die Rolle musste vorher angelegt werden.

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Die Rolle „Externer Berater“ erhält die Berechtigungen:

  • Vorgänge bearbeiten
  • Kommentare abgeben
  • Anhänge erstellen
  • Zuweisbare Benutzer

Um dem Berater eine individuelle Rolle zuzuweisen, benötigt er bei seiner ersten Definition auf jeden Fall auch die Rolle eines „JIRA Users“. Ohne diese Rolle sind keine weiteren Rollenzuweisungen möglich.

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Geht man bspw. über „Berechtigungsschemata“, in das „Default Permission Scheme“, kann man sehr schön sehen, wie sich die Berechtigungen auf Rollen

oder Benutzer verteilen. Man kann das „Default Permission Scheme“ auch kopieren, einen neuen Namen geben und vereinzelt Änderungen vornehmen.

 

Hier schreibt Renee Ossowski, PMP

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