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JIRA/Confluence: Kommt nach dem papierlosen Büro das dokumentenlose Büro?

von unserem Trainer und Berater Thomas Gruber.

 

Sie kennen das bestimmt auch. Dokumente müssen gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Ein Mitarbeiter arbeitet gerade an einem Dokument – es ist also gesperrt. Ein weiterer Mitarbeiter, der daran arbeiten möchte, erstellt eine Kopie – und schwupps hat man mehrere Versionen, die später mühsam migriert werden müssen. Bei der Speicherung von Dokumenten ergibt sich oft ein weiteres Problem. Neue Ordner werden erstellt – die gleiche Datei an unterschiedlichen Orten abgespeichert …. und … und … und.

Wiki nur für Hawaiianer?

Was wäre, wenn wir uns völlig von der Idee trennen würden, Informationen in Dokumenten zu speichern? Das wäre doch eigentlich die Lösung unseres Problems. Aber wie kann das funktionieren? Wir verwenden bei SONOXO Wikimit Erfolg und Begeisterung JIRA und Confluence der Firma Atlassian (siehe Artikel). Wir verwenden Confluence als internes Wiki – also zur Speicherung unseres gesamten Wissens in der Firma. Hier ist es möglich, dass mehrere unserer Leute an einer Datei – nein, es ist ja gar keine Datei – an einem Artikel gleichzeitig arbeiten können. Man sieht sogar, wer alles gleichzeitig an diesem Artikel arbeitet und da das Ganze atomar geschieht (also ganz oder gar nicht), kann keiner dem anderen etwas überschreiben.

Grafische Prozessabläufe wie BPMN oder DMN – kein Problem für Confluence!

Ja, werden Sie sagen, das ist ja schick, dass das für ein Wiki so klappt, wir haben aber noch ganz viele andere Dokumente. Was aber, wenn wir in Confluence nicht nur das Wissen speichern, sondern auch andere Sachen, z. B. Angebote hier erstellen würden? Fühlt sich merkwürdig an, oder? Bei SONOXO haben wir das bereits umgesetzt. Aber was ist denn, wenn wir eine Grafik oder Tabelle in den Artikel (ich werde ab jetzt hier immer von Artikel sprechen) einfügen müssen? Auch hier gibt es eine wunderbare Lösung. Grafiken, Tabellen und viele andere Dinge bis hin zu Prozessabläufen (BPMN und DMN) lassen sich in Confluence direkt einbinden und jederzeit gleichzeitig von jedem Ort aus bearbeiten. Es gibt also nur einen Artikel an einem Ort, der von jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit an einem beliebigen Gerät mit Internetzugang bearbeitet werden kann. Wir sind also in diesem Fall wirklich dokumentenlos. Genauso los sind wir die damit verbundenen Probleme.

Einmal PDF immer PDF?

Also alles gelöst? Nein, werden Sie sagen. Ich kann zwar aus dem Artikel ein PDF-Dokument erstellen, aber wie sieht denn das aus, das kann ich doch nicht zum Kunden schicken. Ja, das stimmt. Von Haus aus sieht das exportierte PDF nicht sehr schön aus, aber – und jetzt kommt der Clou – auch dies können wir customizen. Für das Layout lässt sich so gut wie alles festlegen. Das bedeutet, das exportierte Angebot sieht genauso gut aus, wie die bisher ‚normal’ erstellten Angebote mit allen oben beschriebenen Vorteilen. Wir sind also auf einem guten Weg zu einem (fast) dokumentenlosen Unternehmen. Fast deshalb, da natürlich Rechnungen usw. auch weiterhin als Dokumente gespeichert werden müssen. Dies ist aber auch unproblematisch, da Sie von einer Person erstellt und auch nicht mehr geändert werden.

Benötigen Sie einen Trainer oder einen Projektleiter vor Ort für den Rollout von JIRA und Confluence? SONOXO und SONOXO Akademie bietet alles aus einer Hand!

 

Hier schreibt: Thomas Gruber, Business Analyst, Trainer, Berater und Projektmanager der SONOXO GmbH und SONOXO Akademie GmbH

 

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Die SONOXO Akademie GmbH Salzburg und die SONOXO GmbH Berlin sind Schwesterfirmen, die es sich zum Ziel gesetzt haben, durch Erfahrungen aus der Praxis sowie Entwicklungen von Curricula, sich gegenseitig zu befruchten. Kein klassisches Trainingsunternehmen zu sein - diese Philosophie kommt unseren Teilnehmern sehr zu Gute.

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