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Jira / Confluence aus Sicht der Organisationsberatung

Projektmanagement wird sehr schnell mit dem Einsatz einer passenden Managementsoftware konnotiert. Dabei pendeln die Entscheidungen häufig zwischen dem Einsatz von MS Project und dem eines Content Management Systems. Steht die eine Seite für einen eher statischen und voll durchgeplanten Ansatz, lässt der Einsatz eines CMS viel organisatorische Agilität zu. Bei den MS Project basierten Ansätzen hat sich gezeigt, dass nach einer solchen Entscheidung die Aufgabenwahrnehmung meist auf einen Einzelnen zurückfällt, der immer Gefahr läuft, ein Kunstwerk zu entwerfen, dass letztendlich nur durch ihn zu bedienen ist. Das mag in gewissen Projekten ausreichend zielführend sein.

Agile or not agileAgile Freiheit durch JIRA/Confluence

Aus der Sicht eines Organisationsberaters, der auch die Frage nach den Möglichkeiten der Agilität einer Organisation zu beantworten hat, ist der Blick auf Jira/Confluence um einiges interessanter. Das Zusammenspiel der beiden Komponenten lässt erst einmal viel Freiraum zu und lädt geradezu ein, mal so eben alles an (Projekt) Informationen zu erfassen. Letztendlich, so die Verfechter von Jira/Confluence, gibt es die Volltextsuche, die ja jegliche Information wieder „ausgräbt“. Dem mit systematischen Blick agierenden Organisationsberater reicht das aber meist nicht. Denn auch der Einsatz von Jira/Confluence gewinnt an Akzeptanz, wenn frühzeitig eine minimal festgelegte Ordnung entsteht – zumal diese schon zwingend durch die Bereichsdefinition implizit ist.

Die Verknüpfung von losem Inhalt (Content) und klassifizierten Tickets (Jira) kann zu einer gut aufbereiteten Vermittlung von Projektgrundlagenwissen, Projektstamminformation und aktuellem Status führen. Hierzu sollte nach anfänglich sehr freiem Gebrauch ein „kleines“ Organisationsprojekt aufgesetzt werden, was sich mit der bisherigen Nutzung der Plattformkombination auseinandersetzt. Schnell sollte sich zeigen, wie einzelne Nutzer Informationen in der bestehenden Vielfalt an Optionen (inkl. zusätzlich einbindbarer Komponenten) erfassen und fortschreiben. Hier einen Standard in Form eines Template abzuleiten, dient der Wiederauffindbarkeit von Informationen in den Bereichen und Pages vortrefflich. 

Strukturen durch Taxonomien

Um neben dem durch die Seitenstruktur gegebenen Aufbau eine weitere Zuordnungskategorie einzuführen, empfiehlt sich der Gebrauch von Taxonomien. Einerseits sollten Begrifflichkeiten über den Geltungsbereich der IT hinaus vorab definiert sein – wie Bezeichnungen für Projekte, Partner, Produkte usw. Andererseits lassen sich projektbezogen Schlagworte ergänzen. Für den Organisationsberater kristallisiert sich hier der Grundkonflikt zwischen den strukturiert und unstrukturiert vorliegenden Informationen heraus. Eine Taxonomie gibt eine feste Struktur von Schlagworten vor, was einerseits die Wahrscheinlichkeit des Wiederfindens erhöht, aber andererseits nicht verschlagwortete Sachverhalte kaum herausstellt.

Die vollkommen freie Suche über den gesamten indizierten Inhalt ist das Gegenstück. Meister ist, wer im Sinne der Ontologie Zusammenhänge in (Ab)Fragen formulieren kann. Erfahrungen zeigen, dass aber doch Einiges an Aufwand entsteht, da bei der Suche ein Blick in die entsprechenden Inhalte notwendig wird.

Flexibilität von JIRA/Confluence

Wo liegt nun aus organisatorischer Sicht die Wahrheit? Bestimmt in beiden Ansätze. Soll eine Organisation flexibel gehalten werden, soll sie Räume für Kreativität nutzen dürfen, ist eine zu strenge Ablagestruktur und Taxonomie in Jira/Confluence nicht zielführend. Andererseits lassen sich die Möglichkeiten z. B. von Kanban / Scrum Boards erst nutzen, wenn über feste Attribute Listen generiert werden können. Allein die vorgegebenen Statusinformationen sind hier eine gute Basis, strukturierte Auswertung umzusetzen.

Die Chance beim Einsatz von Jira/Confluence besteht darin, ein angemessenes Maß an Struktur von MS Project zu übernehmen und in ein von vielen zu bedienendes Jira/Confluence zu überführen. Die Herausforderung besteht in der Pflege. Ist es bei einem Einsatz von MS Project letztendlich der Eine, der als der Experte (und somit Pflegender) identifiziert wurde, sind es die Vielen, die Beiträge im Jira/Confluence verankern. Dort gilt es, den Kontributoren organisatorisch unter die Arme zu greifen, sodass der Informationsgehalt durch seine Aktualität einen stetig hohen Beitrag im Projekt Management leisten kann.

 

Hier schreibt: Alexander Gutendorf, Geschäftsführender Gesellschfter der SONOXO GmbH und SONOXO Akademie GmbH.

 

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