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Wie……Sie haben die Spezifikation noch nicht fertig gestellt? Mitarbeiter ohne Schwächen, gibt es das?

Themen in diesem Artikel: Mitarbeitergespräch, Verdecktes Assessment, Drei Faktoren Theorie von David McClelland, Ansatz von Hersey & Blanchard

 

Passiert Ihnen das häufiger, dass ein Mitarbeiter, sei es in der Linie oder im Projekt, in der Ausführung seiner Aufträge nicht Ihren Ansprüchen genügt? Liegt das Problem nun beim Mitarbeiter oder bei Ihnen selbst? Die meisten Vorgesetzten sehen die Schuld bei den jeweiligen Mitarbeitern. Andere Vorgesetzte hadern mit sich und der Umwelt und sind sich nicht im Klaren, warum es bei manchen Mitarbeitern immer wieder zu Problemen kommt. Und wieder andere Vorgesetzten denken darüber nicht weiter nach und handeln nach der Maxime: Mit ein wenig Druck geht alles.

Ich selbst habe eine Situation erlebt, die dem Unternehmen aufgrund der geschilderten Problematik keine positive Reputation einbrachte. Ich startete in einem Schulungsunternehmen in das Seminar „MS Project auf Basis des PmBok Guides“ mit 7 Teilnehmern. In dem Schulungsunternehmen war es üblich, dass am Anfang einer der Vertriebsmitarbeiter, innerhalb einer 5 minütigen Vorstellung, das Unternehmen darstellt. Der dazu eingeteilte Vertriebler war an diesem Tag krank. Der Geschäftsführer entschied, quasi im Vorbeigehen, ohne genau hinzusehen, „Müller Sie machen das heute mal“. Müller war erst seit sechs Wochen bei dem Unternehmen tätig, aber sehr erfolgreich am Telefon, Kunden zu beraten und Seminare zu verkaufen.

Ich befand mich schon im Seminarraum und hatte mich schon vorgestellt, als Herr Müller den Raum betrat. Er sah gar nicht gut aus. Von seinem sonst so freudigen Gesichtsausdruck, war in diesem Moment nichts mehr sichtbar. Im Gegenteil, so sehen Menschen aus, die an einer Beerdigungsansprache teilnehmen oder vom Arzt eine vernichtende Diagnose erhalten. Er schlich in die Mitte des Raums und begann sehr leise mit zittriger Stimme die Vorstellung des Unternehmens, für das er arbeitete. Auch das Blatt Papier in seiner Hand zitterte. Er stolperte von einem Sekunden - Black out in den nächsten.

Diese fünf Minuten wollten nicht enden. Das ganze quälte nicht nur Herrn Müller, nein, auch ich und die Teilnehmer litten nahezu an Schweißausbrüchen. Während seiner kurzen Black outs, versuchte ich durch mehr oder weniger lustige Sprüche, die Situation zu entschärfen: „Ja und stellen Sie sich vor, wenn Sie bei uns Ihre PMP Zertifizierung machen, werden Sie endlich gute Projektmanager!“ Auch die Teilnehmer spielten mit und lachten besonders theatralisch um Herrn Müller zu suggerieren, „ist doch alles nicht so schlimm“.

Nach 5 Minuten verließ Herr Müller schweißgebadet und völlig erledigt den Raum. Um den Schaden zu begrenzen, sprach ich kurz mit den Teilnehmern über die Situation und machte deutlich, dass Herr Müller ein neuer Mitarbeiter des Unternehmens wäre und dies quasi seine erste Vorstellung war, was ja auch durchaus der Wahrheit entsprach.

Wer hatte nun Schuld? Der Geschäftsführer oder der Mitarbeiter?

Das Mitarbeitergespräch – reicht das aus?

Es kommt darauf an. Auf was oder wen? Hauptsächlich auf den Chef. Es kann allerdings sein, dass er alles richtig gemacht hat, nur der Mitarbeiter bewusst blockiert. Sie als Mitarbeiter sollten schon ein wenig mitspielen. Klären wir, wie Sie als Chef vorgehen können, wenn Mitarbeiter nicht mitspielen.

Das Vorstellungsgespräch und anschließende Mitarbeitergespräche sind in der Regel eher formale Kontakte, die meistens auch nur formale Informationen erbringen.  Die Frage, „da wo Licht ist auch Schatten, wo sehen Sie denn Ihre Schwächen“, erbringen meist Antworten wie „ich arbeite zu viel, ich bin zu ehrgeizig, ich neige ein wenig zur Unordnung“ oder „meine Kollegen sind immer sauer auf mich, weil ich mich konsequent an die Pausenzeiten halte“. Har, Har, gut gebrüllt Löwe!

Dagegen “ich bin ein gering machtmotivierter Mensch“, für den Vorgesetzten ein Hinweis, „ich brauche Kontrolle, Aufsicht und hin und wieder den „Schulterklopfer“, hört man seltener oder gar nicht. Vielleicht auch, weil der Mitarbeiter seine Schwächen nicht richtig einschätzt.

Sicherlich existieren Vorgesetzte, die auch in formal angesetzten Mitarbeitergesprächen, über Psychospielchen reale Schwächen Ihrer Mitarbeiter eruieren können, dabei handelt es sich aber um eine Minderheit. Es existieren aber mindestens drei signifikante Werkzeuge, Schwächen und Stärken der Mitarbeiter zu ermitteln und nicht immer muss der Mitarbeiter mitspielen, weil er eventuell gar nicht weiß dass er mitspielt. Wobei die Stärken in Vorstellungsgesprächen, meistens lückenlos nachgewiesen werden. Es geht also primär um die Schwächen. Und obiges Beispiel offenbart, welchen Schaden die Unkenntnis bestimmter Schwächen der Mitarbeiter, anrichten können. Nicht umsonst kennt man den Spruch „Die Kette reist beim schwächsten Glied der Kette“. Sie interessieren also weniger die starken Glieder, nein, die schwachen Glieder sind für Sie interessant!

1. Das „Regie - orientierte Meeting“, auch als „das verdecktes Assessment“ bezeichnet

Dieses Meeting sollte kurz nach der Einstellung eines Mitarbeiters durchgeführt werden. Der neue Mitarbeiter erhält  den Auftrag, in den nächsten drei Tagen für Sie, zu einem bestimmten Thema, Informationen zu sammeln und diese auch auf PowerPoint Folien ansprechend darzustellen, ohne allerdings von dem Meeting zu wissen.  Teilnehmer sind die eigenen Kollegen des Teams, die der neue Mitarbeiter aber noch nicht kennengelernt hat und 2 oder 3 fähige Führungskräfte anderer Abteilungen. Einer der Führungskräfte spielt böser Polizist, einer den guten Polizisten und der Dritte einen Dummie, der vorgetäuscht nichts begreift. Die einzelnen Fragestellungen und Kommentare der drei Protagonisten, müssen im Vorfeld genau verabredet werden. Der „Dummie“ muss aber auch in der Lage sein, sehr spontane Zwischenfragen, mit gespielter Einfältigkeit, zu glasklaren Facetten der Präsentation zu stellen, die für alle anderen Teilnehmer des Meetings, nicht im Geringsten irgendwelcher Nachfragen bedürfen.

Der „böse Polizist“ stellt provozierende Fragen mit leicht kakophonischer Intonation und geht eventuell soweit, falls der vortragende Mitarbeiter die Ruhe selbst bleibt, einzelne Aussagen ins lächerliche zu ziehen oder sarkastisch zu hinterfragen. Der gute Polizist, wie sollte es anders sein – lobt und lächelt. Ein Lob sollte so stark betont werden, dass es schonfast peinlich ist.

Insgesamt muss aber alles sehr realistisch wirken, der neue Mitarbeiter darf uns nicht auf die Schliche kommen.

An dem Tag an dem das Meeting stattfindet wird er neue Mitarbeiter kurzfristig zu dem Meeting einberufen. Nachdem alle Mitarbeiter schon am Tisch sitzen, fangen Sie auf dem Flur einen (eingeweihten) Mitarbeiter ab und brüllen ihn nach alter Feldwebelmanier für irgendein Versäumnis zusammen. Erst danach treten Sie in den Meeting Raum ein und stellen dort, noch etwas leicht gereizt,  den neuen Mitarbeiter den Anwesenden vor, der danach Platz nehmen darf. Das Meeting ist ein realistisches Meeting, das sowieso stattfinden sollte und handelt auch aktuelle Themen ab. Nur das die Präsentation des neuen Mitarbeiters nicht auf der Agenda steht. Das fällt Ihnen plötzlich kurz vor Ende des Meetings ein „ach Herr Müller, da fällt mir gerade ein, führen Sie uns doch kurz Ihre Präsentation zu dem Thema „Bla Bla Bla“ vor. Sie können Ihren Laptop hier an den Beamer anschließen“.

 

Unfair?

Jetzt werden Sie vielleicht sagen „nicht besonders fair oder sogar hinterlistig“. Mit Nichten!  Schon nächste Woche kann der Mitarbeiter bei einem Kunden in eine ähnliche Situation geraten. Da geht es dann nicht um ein gespieltes Meeting oder um versteckte Kamera, da geht es um ein sicheres Standing und dem Unternehmenserfolg. Der Herr Müller in dem o.g. Beispiel hatte es mit 7 wohlwollenden Teilnehmern zu tun, die quasi mit ihm litten. In der freien Wildbahn haben Sie es dann teilweise mit Pedanten, Wadenbeißern, Konkurrenten und Wutbürgern zu tun. Können Sie es verantworten, Ihren Mitarbeiter in ein reales extrem destruktives Szenario zu senden, dem er nicht OMMgewachsen ist? Dem Herrn Müller im obigen Beispiel ist es so ergangen.

Ob Sie dem Mitarbeiter später mitteilen, dass es sich um ein verdecktes Assessment handelte, sei dahin gestellt. Auf jeden Fall sollten Sie unter vier Augen ein Kritikgespräch führen, dass die positiven und negativen Elemente seiner Präsentation thematisieren.

Was sollte denn mit dem o.g. Szenario erreicht werden?

1. Schafft es der neue Mitarbeiter ein relativ anspruchsvolles Thema in drei Tagen so zu erarbeiten, dass er es spontan sattelfest präsentieren kann?

2. Hält er sich an den Termin?

3. Wie reagiert er auf aggressive Verhaltensweisen des Vorgesetzten? Wie kommt er mit einer negativ geschwängerten Atmosphäre klar, insbesondere dann, wenn ihm alle anderen Teilnehmer fremd sind?

4. Kann er vor einer Gruppe adäquat sprechen und präsentieren?

5. Wie geht er mit Provokationen um, als auch mit Lob? Man glaubt es nicht, es gibt Menschen, die vertragen kein Lob!

6. Ist er geduldig mit Teilnehmern, die ihm nicht folgen können?

Ein solcher Stresstest kann erhebliche Erkenntnisse über die Schwächen Ihrer Mitarbeiter erbringen.

Es dürfte klar sein, dass ein solches Szenario an die Stellenbeschreibung eines Mitarbeiters ausgerichtet werden muss. Ein Sachbearbeiter, der den ganzen Tag Buchungen in Excel vornimmt, den müssen Sie einer solchen Tor tour nicht unterziehen.

 

Fortsetzung

Wir freuen uns über Ihre Referenz in Ihrem Netzwerk.

 

Hier schreibt: Renee Ossowski, PMP

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