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Modul 1 Teil 1: Spielen Sie nicht Monopoly! Spielen Sie MS-Project auf Basis des PmBok Guides und mit SCRUM Background!

Renee Viel Spass

Spielen Sie nicht Monopoly! Spielen Sie MS Project auf Basis des PmBok Guides und mit SCRUM Backround!

PruefungGrafik

Wollen Sie MS-Project beherrschen und gleichzeitig die Prozesse des PmBok Guides (PMI) kennenlernen? Passend zu den PmBok Prozessen bekommen Sie das SCRUM Rahmenwerk skizziert. Wie der Name es schon impliziert, ersetzt ein neuer Rahmen nicht das Bild. Sie werden also sehen, dass MS-Project nicht nur „klassisch“ sondern auch „agil“ genutzt werden kann.

Seit 20 Jahren schule ich MS-Project. Seit 20 Jahren stelle ich fest, dass die einfachsten Features unter MS-Project nicht wirklich genutzt werden. Karikatur: Ein Trainer hat Schuldgefühle.Wahrscheinlich habe ich das in den letzten 20 Jahren verbockt ;-)

Das möchte ich wieder gut machen! Sie können jetzt ganz relaxed MS-Project auf Basis des PmBok Guides sowie SCRUM erlernen.

Sie glauben das funktioniert nicht? Das sogenannte „klassische Projektmanagement des PmBok Guides“ und das „agile Projektmanagement nach SCRUM“ liegen inhaltlich ganz eng beieinander. Die Inhalte von SCRUM sind die Inhalte vom klassischen PM! SCRUM ist nur ein Rahmenwerl. Von daher spielt es keine Rolle, ob Sie nun Aufwände schätzen oder Story Points/ Meilensteine am Ende einer Phase setzen oder ein Review am Ende eines Sprints oder ein SRCUM Team motivieren oder ein klassisches PM Team motivieren. Das klassische PM ist Teil von SCRUM in einem neuen Rahmen! Den Nachweis erbringe ich in meinem Blog, in dem ich Werkzeuge und Methoden des PmBok Guides mit den Artefakten und Elementen von SCRUM matche.

​Projektmanagement ist interdisziplinär! Dies spiegeln meine Artikel und Lernmodule wieder.

Sinnvoll ist die begleitende Verwendung von MS-Project und dem PmBok Guide 5th. Ein Modul benötigt etwa 2-2,5 Stunden Zeit und besteht aus:

  1. Einem Webcast (MS-Project Schulungsvideo), das (fast) alle Features dieses Moduls erklärt. Sie sollen ja noch motiviert sein, den Text durch zu arbeiten ;-)
  2. Fachbegriffe, Methoden, SCRUM Elemente und PmBok Prozesse Exkurse sind extern verlinkt
  3. Passende Übungsaufgaben zu den beschriebenen Features.

Sie sollten sich als erstes den Webcast ansehen, danach den Text und die Übungsaufgaben abarbeiten und danach den Webcast noch mindestens zwei Mal in  1 wöchigen Abständen Unterbewusste Kompetenzansehen. Der eigentliche Transfer der Skills in eine „unbewusste Kompetenz“, kommt aber erst in späteren Modulen zu Stande. Alle Features werden in  anderen Modulen im Kontext anderer Beispiele wiederholt. Diese Vorgehensweise umgeht die „nicht Belohnungseffekte“ des Gehirns, schon gelernte Inhalte mit weniger Motivation zu wiederholen, um sie ins Langzeitgedächtnis zu bringen. (Lesen Sie dazu in meinem Blog: Mit Bulimie Lernen zur PMP Zertifizierung ? Na ja….)

MS Project = schlechter Ruf? Das wird sich ändern!

Tatsache ist, dass MS-Project sich den Ruf erworben hat, zu komplex zu sein. Dem kann man aber eindeutig wiedersprechen. Es kommt auf das Handling an! MS-Project spiegelt nur die Methoden des Projektmanagements, die in der Praxis notwendig sind. So kann man alles, was z.B. im PmBok Guide in den Wissensgebieten Termin- und Kostenmanagement beschrieben wird, mit MS-Project darstellen. Also MS-Project ist ein Spiegel Komplexder Realität. 

Nicht MS-Project ist komplex, die (Projekt-) Realität ist komplex! Die Integration von trivialen und nicht trivialen Prozessen stellt immer einen erheblichen Komplexitätsgrad dar, der in den Methoden und den Werkzeugen seinen Spiegel finden muss. Eine professionelle PM Software muss das leisten können.

Gerade als Project Management Professional PMP, sollte man in der Lage sein, seine Projekte mit einer professionellen PM Software zu planen und kollaborativ zu überwachen und zu steuern. Übrigens bringt MS-Project erst einen sinnvollen ROI, wenn Sie Ihre Projekte damit überwachen und steuern. Wenn Sie nur einen Ablaufplan mit Ressourcenzuordnungen darstellen wollen, reicht eine Freeware.

Aber gerade in der Überwachung von Projekten sowie der antizipierenden Steuerung  liegt das Erfolgsrezept. Wie wollen Sie steuern ohne zu überwachen. Im PmBok Guide wird hierfür das „Prinzip der antizipierenden Überwachung und SteuerungStop1 mit EVM“ fokussiert (PmBok 5th, S.450, 1. Aufzählungspunkt), bei SCRUM sind es die „Daily Scrums“ die klären „Was ist passiert, was wird heute mein Job sein und wie sehen wir den weiteren Verlauf bezüglich Hindernisse oder Risiken?

In Kontext des ersten Moduls möchte Ihnen als Bonbon eine probate, einfache Vorgehensweise zeigen, wie Sie die Informationsfülle Ihres Projektes in MS-Project mit einem Klick reduzieren können. Jede Informationskategorie die Sie definieren, können Sie mit der „1 – Klick – Methode“ umgehend erreichen!

Starten Sie durch mit dem ersten Modul: MS-Project auf Basis PmBok Guide und SCRUM Backround Modul

PMP Zert

MS Project auf Basis PmBok Guide und SCRUM Backround Modul

 
Lernziele 1. Modul: Die Teilnehmer sollen:

  • die 2 Datenbanken von MS-Project kennen und Inhalte verändern können.
  • wissen woraus Tabellen bestehen und diese selbst erstellen können, sowie daraus eine Ansicht erzeugen können.
  • Felder gemäß eigenen Ansprüchen verwenden.
  • einen Datei basierten Ressourcenpool erstellen können.
  • die drei möglichen Arten an Ressourcen kennen.
  • über eine einfache Ressourcenzuweisung (Erstzuweisung) die beiden Datenbanken verbinden können.
  • grundlegende Einstellungen für ein neues Projekt vornehmen können.
  • mit einem Mausklick bestimmte Informationen erreichen können (1-Klick-Methode).
  • die Prozesse des PmBok Guides kennen, die von diesen Lernzielen betroffen sind.
  • das SCRUM Rahmenwerk in diesem Kontext kennen.

MS Project = Zwei Datenbanken

Da MS-Project aus zwei Datenbanken besteht, existieren auch entsprechende Datensätze – einer für die Arbeitspakete und einer für die Ressourcen. Und Datensätze bestehen aus Datenfeldern. Im Bild 1 sehen Sie in den Spaltenköpfen die Feldbezeichnungen. Z. B. Anfang, Ende, Dauer, Vorgänger usw. Hierbei handelt es sich um Felder des Datensatzes für die Arbeitspakete.

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Bild 1

Datenbank Nr.1

Im Bild 2 sehen Sie in der äußerst rechten Spalte einen Teil des gesamten Datensatzes für die „Vorgangs - Datenbank“. Besserwisser Wenn Sie da mal herunter scrollen, werden Sie sehen, dass es eine ganze Menge Felder sind. In einer Tabelle (die immer Teil einer Ansicht ist, einzeln oder z.B. kombiniert mit einer Grafik)  werden immer nur einige ausgewählte Felder in einer bestimmten Konstellation dargestellt. Die Tabelle soll ja auf den Bildschirm passen - das würde sie nicht, wenn alle 200 Felder in der Tabelle aufgezeigt würden. Feldwissen stellt also eine Kernkompetenz dar in MS Project.  Wenn Sie bspw. nicht wissen, was der Unterschied zwischen und %Arbeit Stop1 abgeschlossen ist, können Sie wichtigste Überwachungsdaten nicht interpretieren. Allerdings wurden diese beiden Felder nicht von Microsoft erfungen, sie sind Teil der Methodenlehre.

Die Felder mit den Zahlen am Ende, sind allerdings Felder, die der User verwenden kann, um eigene Anforderungen an MS-Project zu definieren. Die Felder kann man umbenennen und entsprechend nutzen. Wie das funktioniert, das werden wir gleich im Beispiel sehen. In einigen Feldern lassen sich auch Werte anhand von Formeln berechnen.

MS-Project: Der Datensatz für die Vorgangsdatenbank wird angezeigt.

Bild 2

Datenbank Nr.2

Einen zweiten Datensatz können Sie sich in der „Ressourcen – Datenbank“ ansehen. Dazu müssen Sie in eine Ansicht wechseln, die Felder der „Ressourcen – Datenbank“  enthält, z.B. „Ressource:Tabelle“. „Ressource:Tabelle“ enthält quasi die Stammdaten Ihrer Ressourcen. Sie erreichen eine Ansicht am schnellsten, indem Sie den Mauszeiger am linken Bildschirmrand positionieren, er sollte den Rand berühren, und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen. Dann wählen Sie "Ressource:Tabelle".  Im Bild 3 sehen Sie wieder einen Ausschnitt aus dem den Datensatz für die Ressourcendatenbank. Das erste Feld "%Arbeit abgeschlossen" bezieht sich auf die Ressource. Das Feld "%Arbeit abgeschlossen" sahen Sie auch schon in der Vorgangsdatenbank. Dort beziehen sich die relativen Anteile aber auf den gesamten Vorgang, hier sind es die Anteile der Ressource am Vorgang. Ein Vorgang kann ja von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden, so dass jeder Mitarbeiter einen relativen Anteil an Arbeit (Aufwand) erledigt hat.

MS-Project: Der Datensatz für die Ressourcendatenbank wird angezeigt.

Bild 3

Renee Text1Trainer Renee Ossowski: Halten wir fest:

  • Es existieren zwei Datenbanken, von daher auch zwei Arten an Tabellen. Tabellen mit Feldern, die Daten für Vorgänge oder Ressourcen enthalten können.
  • Tabellen können in einer Ansicht allein oder in Verbindung mit einem anderen Element stehen, z.B. einer Grafik. Die Ansicht "Ressource:Tabelle" besteht bspw. nur aus einer Tabelle. Das Balkendigramm Gantt dagegen aus der Tabelle "Eingabe" und dem "Gantt Chart" (die Grafik mit den Zeitstrahlen).
  • Der kürzeste Weg eine Ansicht zu erreichen, ist die rechte Maustaste (Kontextmenü) am äußerst linken Bildrand zu bedienen.
  • Felder können fest definiert sein, aber auch benutzerdefiniert werden, wenn eine Zahl am Ende steht. 

Fortsetzung des Modul 1

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