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MS Project (MSP) und das PmBok des PMI  

Handout für das Grundlagen Seminar MS-Project 2010 auf Basis PmBok Guide 3th (2004)

Allgemeines                 

Ein Entscheider eines Unternehmens sagte einmal, MS-Projekt sei viel zu komplex um in seinem Unternehmen genutzt zu werden.

Dieser Entscheider wusste nicht wovon er sprach. Nicht MS-Projekt ist komplex, sondern Projektmanagement in seiner gesamten Interdisziplinparität ist komplex! Der PmBok Guide von PMI als auch der "PM3 - Kompetenzbasiertes Projektmanagement von GPM" fokussieren einen Project Management of Knowtedge, der etwa 2000 DIN A4 Seiten umfasst. MS-Projekt in Form einer Projektdatei ist nur ein Spiegel der Realität, ein Modell, die Abbildung eines lebenden Projekts, mit der Möglichkeit Transparenz und Informationsreduktion zu betreiben.

Unternehmen die eine ganzheitliche Projektkultur installiert haben und entsprechend ausgebildete Mitarbeiter beschäftigen, werden in MS-Projekt keinen zusätzlichen Aufwand vermuten, sondern sehr schnell die immensen Vorteile und Synergieeffekte MS-Projekts erkennen.

Das PMBOK gliedert Projektmanagement in 13 Wissensgebiete, 5 Prozessgruppen und 47 Prozesse auf.Wissensgebiete

Das PMBOK 5th unterscheidet bei den Prozessen nicht mehr zwischen Kern- und Unterstützungs-Prozessen, wie auf der Folie rechts visualisiert. Um die Wertigkeit der Unterstützungsprozesse anzuheben, existieren nach heutiger Definition nur noch „Prozesse“.

Jeder Prozess wiederum wird durch die Elemente „Eingangswerte, Werkzeuge und Verfahren sowie Ausgangswerte“ beschrieben. Dadurch werden alle benötigten Liefergegenstände (=Eingangswerte) am Anfang des Prozesses, die anzuwendenden Werkzeuge und Verfahren im Verlauf des Prozesses und die Zustände (=Ausgangswerte) beim Verlassen des Prozesses transparent gemacht.

Eine weitere Unterscheidung der Liefergegenstände innerhalb der Prozesse bilden die projektorientierten Liefergegenstände (z.B. Terminplan) und die produktorientierten Liefergegenstände (z.B. Bezugskonfiguration einer technischen Komponente zum Zeitpunkt x).

Nicht alle Prozesse lassen sich mit MS-Projekt abbilden oder methodisch unterstützen. Einige Prozesse frequentiert MSP überhaupt nicht.

Von daher werden für den weiteren Verlauf folgende Begriffe verwendet:

  1. Primärprozesse = Prozesse, die sich physisch unter MSP darstellen und verfolgen oder überwachen lassen (z.B. 3.2.2.5 Definition der Vorgänge (Aufwand und Dauer) oder 3.2.2.11 Kostenplanung (Gesamtkostenbasisplan))
  2. Sekundärprozesse = Prozesse, die indirekt über die Verwendung kreativer Tools unter MSP berücksichtigt werden können. (z.B. 3.2.2.12 Qualitätsplanung oder 3.2.2.17 Qualitative Risikoanalyse. Für Prozesse dieser Kategorie können Ansichten entworfen werden, die z.B. Risikowerte oder QS-Maßnahmen etc. aufzeigen).
  3. Nullprozesse = Prozesse, die keinerlei Beziehung zu MS-Projekt aufweisen. (z.B. 3.2.1.2 Entwickeln der vorläufigen Beschreibung des Projektinhalts und –umfangs oder 3.2.4.12 Vertragsabwicklung)

Sicherlich können im Einzelfall auch selektive Informationen aus den Nullprozessen unter MSP dokumentiert werden. Hier soll aber aufgezeigt werden, dass die Projektion der  Primär- und Sekundärprozesse die zu erlernenden Skills bezüglich MSP involvieren und nicht die Nullprozesse.

Allgemeines zur Vorgehensweise im Seminar

Es ist sinnvoll im Rahmen eine Projektmanagementausbildung -sei es methodisch oder wie in diesem Fall EDV-lastig- anhand eines Beispiels chronologisch auf der Zeitachse eines Projekts vorzugehen.

Mit MS-Project entsteht hier jedoch für Anfänger ein unüberbrückbarer Widerspruch. Gerade im Rahmen der Initiierungsprozessgruppe werden Erfahrungsdaten in Form von Historien  benötigt. Diese Historien lassen sich unter MSP aber erst anhand eines signifikanten Anwenderwissens erstellen und auswerten, was zurzeit -also aus Sicht des Anfängers- noch nicht vorhanden ist. Im Gegensatz zum PMBOK werden also keine vorhandenen Erfahrungsdaten unterstellt.

Das Training beginnt nach einigen toolbezogenen Inhalten mit einem vorhandenen objektbezogenen Projektstrukturplan, der in eine Ablaufplanung  mit MSP umgesetzt werden soll. Dieser PSP ist sehr rudimentär, da im Seminar die Funktionalitäten der Software im Vordergrund stehen und nicht der inhaltliche Perfektionsgrad einer Terminplanung.

Kommt es dagegen darauf an Komplexität zu reduzieren (z.B. Einsatz von Filtern oder Gliederungscode), die aufgrund des Beispiels nicht vorhanden ist, werden wir auf komplexere Projektdateien zurückgreifen.

Auf die Historienbildung wird im Rahmen der „Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe“ eingegangen.

Um dem Curriculum folgen zu können, sollten Sie das PMBOK  gelesen und verstanden haben. Das Wissen um die Inhalte des PMBOK wird im Folgenden unterstellt.

Dieses Handout ist so aufgebaut, dass der Leser nur sinnvoll damit umgehen kann, wenn das dafür zu Grunde liegende Seminar absolviert wurde. Um MS-Project autodidaktisch zu erarbeiten, wird andere Literatur benötigt.

Alle Informationen die im Folgenden Kursiv sind, betreffen Informationen zum PMBOK.

Allgemeiner Überblick über MS-Projekt (MSP)                  

MSP ist eine Datenbank, genauer gesagt besteht MSP aus drei Datenbanken:

1. Die Vorgangsdatenbank (Ein Vorgang kann ein Arbeitspaket oder ein Teil davon sein)

Datenbanken bestehen aus Datensätzen, wobei die Datensätze aus Feldern bestehen. Diese Felder bilden in Tabellen die Spalten. In der HILFE von MSP finden Sie in den FELDKATEGORIEN die Felder der Vorgangsdatenbank:

Bild: Vorgangsfelder in Ms-ProjectFeldkategorien

Insgesamt verfügt die Vorgangsdatenbank über etwa 120 Felder. Diese 120 Felder horizontal nebeneinander ergeben für einen Vorgang einen Datensatz. Diese Felder sind teilweise durch Eingaben zu pflegen, andere Felder errechnen sich automatisch wie z.B. AKTUELLE KOSTEN. Die Daten andere Felder dienen MSP der Berechnung dieser BERECHNETEN FELDER.

2. Die Ressourcendatenbank

Da Ressourcen über andere Eigenschaften verfügen als Vorgänge (Arbeitspakete) benötigt eine Ressource eigene Felder (z.B. KOSTEN/EINSATZ). Daher finden Sie in der HILFE auch RESSOURCENFELDER. Auch die Ressourcendatenbank verfügt über einen Datensatz von über 100 Feldern. Manche Felder heißen genauso wie Felder in der Vorgangsdatenbank, von daher sollte man immer wissen, welcher Datenbank die aktuelle Tabelle in der man gerade arbeitet, zugehörig ist.

3. Die Zuordnungsdatenbank

Da die Felder der Vorgangsdatenbank und der Ressourcendatenbank nur in Kombination einen Sinn ergeben, verfügt MSP über eine sogenannte „Zuordnungsdatenbank“.

Erst wenn Ressourcen einem Vorgang zugeordnet werden entstehen Zuordnungsinformationen. Z.B. das Feld KOSTEN wird mit Kosten berechnet, sobald eine Ressource einem Vorgang zugeordnet wird. Dazu muss in den Stammdaten der Ressource der Stundensatz eingegebne worden sein. MSP errechnet dann aufgrund der Anzahl der Arbeit (Aufwand) des Vorgangs und der Kosten pro Stunde die Kosten für das Feld KOSTEN. Außerdem könnte es sein, dass dem Vorgang explizit z.B. Gemeinkosten im Feld FESTE KOSTEN zugeordnet wurden, auch die würden im Feld KOSTEN summiert.1

Zugeordnete Ressourcen

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Zuordnungsinformationen die von MSP errechnet wurden, in der Ansicht RESSOURCE:EINSATZ

Beispiele für Felder der Feldkategorien

Vorgangsfelder: Vorgangsname, Dauer, Anfang, Aktuelle Kosten usw.

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Ansicht: BALKENEDIAGRAMM:GANTT; Tabelle: EINGABE

Hier werden die AKTUELLEN KOSTEN für den einzelnen Vorgang aufgezeigt.

Ressourcenfelder: Ressourcenname, Art, Aktuelle Kosten usw.

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Ansicht: RESSOURCE:TABELLE; Tabelle: EINGABE

Hier werden die AKTUELLEN KOSTEN der Ressourcen für das gesamte Projekt aufgezeigt.

Zuordnungsfelder: Ressourcenname, Art, Aktuelle Kosten usw.

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Ansicht: RESSOURCE:EINSATZ; Tabelle: EINGABE 

Der Unterschied zu den beiden vorhergehenden Ansichten ist der, dass die AKTUELLEN KOSTEN für die Ressource insgesamt und die AKTUELLEN KOSTEN für die Vorgänge der die Ressource zugeordnet ist, einzeln aufgezeigt werden.

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Ansicht: VORGANG:EINSATZ; Tabelle: EINGABE 

Auch hier handelt es sich um Zuordnungsfelder, nur aus Sicht der Vorgänge.  Im Gegensatz zur vorhergehenden Ansicht, werden hier die Ressourcen den Vorgängen untergestuft.
Zuordnungszeitphasenfelder, Ressourcenzeitphasenfelder und Vorgangszeitphasenfelder werden in der HILFE unabhängig voneinander aufgeführt, was etwas verwirrt.
Ressourcenzeitphasenfelder und Vorgangszeitphasenfelder sind gemeinsam Zuordnungszeitphasenfelder! Es existieren keine gesonderten Zuordnungszeitphasenfelder!
 

 Ansicht: RESSOURCE:EINSATZ; Tabelle: EINGABE (modifiziert)

 Ansicht: RESSOURCE:EINSATZ; Tabelle: EINGABE (modifiziert)

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Ansicht: VORGANG:EINSATZ; Tabelle: EINGABE (modifiziert)

Über die Lupen in der Symbolleiste lassen sich die Zeitskalen skalieren. Anstatt Tageweise die Kosten für einen Vorgang oder einer Ressource anzuzeigen könnten Sie auch die Kosten monatlich oder Quartalsweise anzeigen. Daher der Begriff „Zeitphase“.

Die Zeitphasenfelder lassen sich über das Kontextmenü in den Gitternetzlinien hinzufügen.

Eingabe der Projektinformationen und Optionen vor Beginn des Projekts

1. Projektinfo:

Diese Maske wurde bis zur Version 2000 beim Öffnen eines neuen Projekts angeboten.  Jetzt müssen Sie diese Maske unter PROJEKT – PROJEKTINFO aufrufen, um die auf der Maske ersichtlichen Informationen eingeben zu können. Wenn Sie dies wieder automatisieren wollen, dann aktivieren Sie EXTRAS – OPTIONEN – ALLGEMEIN – DIALOGFELD PROJEKTINFO FÜR NEUE PROJEKTE ANZEIGEN 9            

Hier muss sich der Projektplaner entscheiden, welche Terminplanungsmethode er auswählt. Zur Auswahl  stehen :

  • Planung vom Projektanfangstermin
  • Planung vom Projektendtermin

(Die anderen Informationen und Funktionalitäten sind an dieser Stelle nicht relevant)

Es empfiehlt sich grundsätzlich vom Anfangstermin (progressiv) zu planen, auch wenn der Endtermin vorgegeben ist. Die Planung vom Endtermin (retrograd) hat den Nachteil, dass mögliche Puffer nicht zustande kommen, da die mit dieser Planungsmethode verbundene Einschränkung „So spät wie möglich“, die Vorgänge auf den spätest möglichen Termin setzen würde und somit entstehende Puffer kompensiert. Ein Projekt müsste immer optimal ablaufen, um mit dieser Methode zu arbeiten.
Der Anfangstermin des Projekts, der aufgrund der retrograden Methode errechnet werden soll, lässt sich natürlich trotzdem ermitteln.
Man plant vom Anfang ganz normal sein Projekt und läst danach MSP über einen Projektsammelvorgang die Projektdauer errechnen. Anschließend errechnet man den Anfangstermin aufgrund der vorgegebenen „Deadline“ und der Projektdauer und setzt diese Information in das Anfangsdatum unter Projekt/Projekt-Info auf den errechneten Termin zurück.
 

2. Extras/Optionen

An dieser Stelle sollte primär der Kalender mit den Routinearbeitszeiten definiert werden. Wird der Kalender verändert, muss auch der aktuelle Projektkalender unter „Extras – Arbeitszeit ändern“ angepasst werden. Dieser Kalender regelt alle Ausnahmen von der Routine. „Aktuell“ ist dieser Kalender, weil sich verschiedene Kalender (Bundesländer, Ausland etc.) hier aktivieren lassen (dazu später mehr).

Achten Sie darauf, dass die Option ALS STANDARD FESTLEGEN nur dafür sorgt, dass die Routinearbeitszeiten in neue Projektdateien übernommen werden. Die veränderten Zeiten im Projektkalender (EXTRAS – ARBEITSZEIT ÄNDERN) werden nicht übernommen. Um dies zu gewährleisten, dazu benötigen Sie ein wenig mehr Wissen. Wir kommen später darauf zurück.

(Weiteres im Modul KALENDER)

Solange das Ressourcenmanagement mit seinen Parametern nicht beherrscht wird, ist unter EXTRAS - OPTIONEN dem Register „TERMINPLAN“ die Vorgangsart „Feste Dauer“ zu bevorzugen. Außerdem sollte hier auch die Option „Leistungssteuerung“ deaktiviert werden. Dies verhindert, dass nach einem Zuordnen von Ressourcen (Zweitzuordnung) die jeweilige Dauer des Vorgangs automatisch durch MS-Projekt verändert werden kann. Dies führt häufig zu Verwirrungen, wenn Terminpläne eigenständig evolutionäre Veränderungen vornehmen.

Der Begriff Vorgang entspricht dem Terminplanvorgang des PMBOK. Terminplanvorgänge sind Teil eines Arbeitspakets (siehe Seite 353 PMBOK). Das Arbeitspaket ist die kleinste Einheit des PSP.

3. Datei/Eigenschaften

Unter Datei-Info lassen sich Informationen einpflegen, die einerseits im Öffnen-Dialog signifikante Informationen bieten sowie im Drucklayout die Möglichkeit bieten, diese Informationen in Kopfzeile, Fußzeile oder Legende zu positionieren (siehe Modul DRUCKEN).

Bild: Datei Eigenschaften

Tabellen und Ansichten 

MS-Projekt verfügt über 23 Ansichten und diversen Tabellen. Häufig entsprechen diese Ansichten und Tabellen nicht den Präferenzen der Benutzer. Daher ist es möglich, Tabellen zu modifizieren oder neu zu erstellen und diese im Anschluss in einer Ansicht neu zu integrieren.

Eine Ansicht kann aus einer Tabelle, aus einer Grafik, einer Tabelle und einer Grafik oder aus einer Ansichtskombinationen bestehen.

Die Ansicht hat gegenüber der Tabelle den Vorteil, über die Ansichtsleiste schneller in den Zugriff zu kommen. Daher ist es sinnvoll, häufig benötigte Tabellen in einer Ansicht zu installieren, um den Zugriff zu erleichtern.

Informationen zur Benutzeroberfläche                    

11Neu

Erstellen einer Tabelle

  • ANSICHT – TABELLE – WEITERE TABELLEN: In dieser Maske (s.u.) kann eine vorhandene Tabelle modifiziert werden oder eine neue Tabelle erstellt werden.
  • Die Felder der Tabellen werden in der Hilfe unter FELDER – FELDKATEGORIEN eingehend beschrieben (siehe oben). Die Felder bilden das Skelett eines Projekts. Um so mehr Felder Ihnen bekannt sind, desto besser können Sie Ihr Projekt unter MSP darstellen.
  • Nachdem die Tabelle erstellt ist, kann sie unter „WEITERE ANSICHTEN“ in einer neuen Ansicht etabliert werden. Der Ansicht muss ein Name gegeben werden und die neue Tabelle im Listenfeld ausgewählt werden. Hier kann es sinnvoll sein, die Tabelle mit einer aussagefähigen Grafik zusammen zu fassen. (siehe Modul FORMATIREN VON ANSICHTEN)

Bild: Maske zur Tabellen Definition

Ansichten und Tabellen in der Global.mpt für weiter Projekte fest etablieren

Die Global.mpt dient dem ständigen Zugriff auf vorhandene Tools (Ansichten, Tabellen, Kalender, Masken usw.) sowie selbsterstellter Tools. Die o.g. Tabelle und Ansicht sollte möglichst umgehend in die Global.mpt kopiert werden, um auch in zukünftigen Projekten den Zugriff auf selbsterstellte Tools zu ermöglichen.

In einem Intranet ist es ratsam, alle Rechner auf eine zentrale Global.mpt (Enterprise Global.mpt) zugreifen zu lassen, um Inkonsistenten zu vermeiden. Der gemeinsame Zugriff ist bis Version 2000 über die Registry zu regeln. Nähere Angaben finden Sie auf der Website von Microsoft : www.microsoft.com/office/project/prk/2000/Three/GlobalMPT.htm.

Seit dem Projektwebserver wird der Zugriff über den Server anhand der Enterprise Global.mpt geregelt.

Die lokale Global.mpt erreichen Sie unter EXTRAS - ORGANISIEREN oder WEITERE ANSICHTEN - ORGANISIEREN. Hier muss das richtige Register gewählt werden – in unserem Fall ANSICHTEN UND TABELLEN, um anschließend aus dem aktuellen Projekt das erstellte Tool in die Global.mpt zu kopieren.

                         Bild: Global.mpt

Eine neu erstellte Ansicht würde sich im Projekt 1 befinden. Diese müsste markiert werden und über den Schalter KOPIEREN nach links in die Global.mpt kopiert werden. Damit wäre das neue Werkzeug für weitere Projekte im Zugriff. Analog werden alle anderen benutzerdefinierten Features verewigt.

Vorlagen

Möchte man das Handling mit der Global.mpt vermeiden, empfiehlt es sich Vorlagen anzulegen. Eine Vorlage sollte alle Features und Optionen enthalten, die der User benötigt.
Eine Vorlage erstellt man, indem die Datei mit „Speichern unter“ und dem Dateityp „Projektvorlage“ unter einem anderen Namen abspeichert. Vorher bietet Ihnen MSP eine Auswahlmaske, aus der Sie Datenarten wählen können, die in der Vorlage nicht enthalten sein sollen.
Anschließend erhält der User über Datei – Neu ein Auswahlfenster, in dem er die gewünschte Vorlage auswählen kann.

Terminmanagement (PMBOK ab S. 123) 

Das PMBOK definiert 6 Prozesse zum Wissensgebiet TERMINMANAGEMENT.

Der Prozess 6.1 DEFINITION DER VORGÄNGE ist primär noch Teil der Erstellung des PSP: „Der Prozess der Definition der Vorgänge identifiziert die Liefergegenstände auf der untersten Stufe des PSP die als Arbeitspakete bezeichnet werden“ (PMBOK S.127 oben).

Sekundär, bezogen auf den Terminplan unter MSP, besteht die Aufgabe, die Projektarbeitspakete in Terminplanvorgänge zu unterteilen. Hierbei kann eine 1:1 als auch 1:n Konstellation zu Stande kommen. Die Terminplanvorgänge bilden die Grundlage für Aufwand/Dauerschätzungen, Terminierung, Ausführung der Arbeiten sowie Überwachung und Steuerung der Projektarbeit.

PSP            = Arbeitspakete 

Terminplan = Terminplanvorgänge

MSP           = Vorgänge

WERKZEUGE UND METHODEN für den Prozess 6.1 finden Sie auf Seite 128 und 129 des PMBOK. Im Rahmen unserer Erstellung des Terminplans mit MSP, werden wir uns jedoch mit Punkt 5 PLANUNGSKOMPONENTE befassen und aufzeigen, wie ein KONTROLLKONTO und ein PLANUNGSPAKET erstellt werden kann. Diese beiden Instrumente dienen in erster Linie als eine Art Dummy, der diffusen oder unbekannten Inhalten als Platzhalter dient. Da PM grundsätzlich iterativen oder rolliehrenden Charakters ist, können diese Instrumente auch visualisierter Bestandteil eines Terminplans sein.

Der Prozess 6.2 FESTLEGUNG DER VORGANGSFOLGEN kann ganzheitlich unter MSP stattfinden. Die theoretischen Hintergründe bzgl. der unterschiedlichen Netzpläne sind für MSP nicht so relevant und werden hier als bekannt unterstellt.             

Eingabe von Terminplanvorgängen (TPV)   

Diese Tätigkeit könnte man noch dem Prozess 6.1 DEFINITION DER VORGÄNGE zuordnen, da die Eingabe auch noch zu Modifikationen des PSP führen kann.Die Eingabe der TPV resultierend aus dem Projektstrukturplan (PSP) in einen Terminablaufplan, erfolgt i.d.R. über die Tabelle EINGABE der Ansicht BALKENDIAGRAMM GANTT. Die Vorgänge werden in die Spalte VORGANGSNAME eingetragen.

Der Datenbankname dieses Feldes lautet NAME und nicht VORGANGSNAME, wie in der Tabelle angezeigt wird!

Arbeitspakete, die aus mehreren TPV bestehen, können als Sammelvorgänge (Arbeitspaket im PSP= deklariert werden. Die untergeordneten TPV werden als Teilvorgänge bezeichnet.

14Neu

Die Reihenfolge Top-Down und die damit verbundene Nummerierung der Vorgänge sagt nichts über den Zeitablauf auf der Zeitachse aus. Auf höchster Ebene sollte zwar versucht werden, eine chronologische Vorgehensweise eingehalten zu werden, dies lässt aber in größeren Projekte nicht immer durchhalten. Einfach gesagt, der Vorgang 778 kann aufgrund seiner Anordnungsbeziehung (Verknüpfung) auf der Zeitachse früher stattfinden als z.B. der Vorgang 3, obwohl er in der Tabelle weit unten steht.

Die Gliederung eines Projekts in viele kleine übersichtliche Vorgänge hat den Vorteil, diese Arbeitseinheiten bezüglich des Aufwands, der Dauer und der Kosten präziser beurteilen zu können. Auch die strukturelle Konstellation der Arbeitspakete in ihren Interdependenzen (siehe nächstes Schaubild), lässt sich aufgrund dieser „Atomisierung“ übersichtlicher gestalten.

Bild: Ansichtskombination in MS-Project

Die Vorgänger und die Nachfolger des markierten Vorgangs 8 sind auf einem Blick ersichtlich, obwohl sie auf der Zeitachse sehr weit auseinander liegen können oder wie im obigen Fall im Gantt-Chart nicht im Fokus des Betrachters liegen.

Erstellen einer Gliederung (Definieren von Sammelvorgängen)     

Ein Sammelvorgang definiert sich durch das Tieferstufen seiner Teilvorgänge.

Um dieses Tieferstufen bzw. Höherstufen durchzuführen, benutzen Sie bitte die grünen Pfeile der Formatsymbolleiste am linken Rand..
Vorsicht! Versehentliche Stufungen verändern die Projektdauer falls der Plan schon verknüpft ist!!
Sie können anschließend bis zu 9 Gliederungsebenen direkt anwählen.
Bild: Gliederungsebenen

Schätzung der Vorgangsdauer

Minuten = min

Stunden = Std. (bis Version 2002 auch „h“ = hour)

Tage      = t

Wochen = w

Monate =  m

Als Standard sind Tage vorgesehen. Diesen Standard können Sie in den Optionen im Register „TERMINPLAN“ ändern.
In dem Zusammenhang kann es sinnvoll sein, sich in der Spalte „ANFANG“ und „ENDE“ den genauen Zeitpunkt anzeigen zu lassen. Die Anzeige der Uhrzeit können Sie auch in den Optionen im Register „ANSICHT – DATUMSFORMAT“ als Standard definieren.
Definition des Begriffs „Dauer“
Bei der Eingabe der Dauer in die Dauerspalte muss einem klar sein, was an dieser Stelle eingegeben wird. Ist es der Aufwand, oder ist es die effektive Dauer eines Vorgangs.

Beispiel:

                                                            Arbeitstage     Aufwandstage

1 Arbeiter arbeitet 80 Std.                           10 Tage            10 Tage

10 Arbeiter arbeiten 80 Std.                         1 Tag                10 Tage

Diese Beispiel macht deutlich, dass Aufwand immer Aufwand bleibt und die Dauer sich nur über die Anzahl der Ressourcen verändert.
Sollten sich die Ressourcen nach Veränderung der Ressourcenanzahl erst koordinieren müssen, dann kann sogenannter „Koordinationsaufwand“ entstehen, der zusätzlich verrechnet werden muss, durch MSP also nicht automatisch berücksichtigt wird.
Wenn also die Dauer in die Spalte „Dauer“ eingetragen wird, muss der Planer vorher aufgrund des Aufwands und der vermuteten Anzahl der Ressourcen diese Dauer errechnet haben. 

Nur auf diesem Weg lässt sich letztendlich eine effektive Projektdauer und ein annähernd genaues Budget zugrunde legen.

Gemäß PMBOK gehen dem Prozess 6.4 SCHÄTZUNG DER VORGANGSDAUER die Prozesse 6.2 FESTLEGUNG DER VORGANGSFOLGEN und 6.3 EINSATZMITTELBEDARFSSCHÄTZUNG FÜR DEN VORGANG voraus. Mit MSP scheint es jedoch sinnvoller zu sein, erst die Vorgangsdauern zu schätzen, dann die Vorgangsfolgen und anschließend die Einsatzmittel zu planen.

Wenn die Vorgangsdauern zugeordnet sind, kann beim Verknüpfen der Vorgänge besser die Zeitachse beobachtet werden, da mit jeder Verknüpfung ein Zeitintervall im Rahmen der Dauer des verknüpften Vorgangs zurückgelegt wird. Man weiß also schon beim verknüpfen immer, wo man sich aktuell auf der Zeitachse befindet.

Techniken wie Craching und Fast Tracking können sofort berücksichtigt werden.

Auch methodisch scheint es sinnvoller zu sein, erst Dauer und Aufwand zu bestimmen und danach die Einsatzmittel zu eruieren, da der Aufwand erheblichen Einfluss auf bestimmte Einsatzmittel nimmt.

MSP frequentiert zwei Aspekte des PMBOK S. 139.

1. „...die Schätzung der wird oft schrittweise erarbeitet....die Genauigkeit der Datenlage nimmt mit der Entwurfsarbeit zu“. Die Dauer kann in dem Feld DAUER mit einem Fragezeichen 2t? eingetragen werden. Vorgänge, die derartig deklariert sind, lassen sich über den Filter VORGÄNGE MIT GESCHÄTZTER DAUER blitzschnell selektieren (Informationsreduktion) und iterativ modifizieren.

2. „....die Schätzung der Vorgangsdauer erfordert die Schätzung des Aufwands....die Schätzung der angenommenen Einsatzmittel (hier Ressourcen) ....“ Standardmäßig errechnet MSP den Aufwand aus der Multiplikation  Dauer * Ressourceneinheiten * Std./Tag. Wenn also erst der Aufwand geschätzt wird, muss die Formel entsprechen umgestellt werden: Dauer = Aufwand/Ressourceneinheiten/Std. pro Tag. Näheres dazu im Modul Ressourcenmanagement.

6.4.2 SCHÄTZUNG DER VORGANGSDAUER: WERKZEUEGE UND VERFAHREN finden Sie ab Seite 141 PMBOK.     Punkt 2 ANALOGE SCHÄTZUNG basiert auf historischen Daten und kann erst verwendet werden, wenn entsprechendes Wissen zum Aufbau und zur Analyse der Daten unter MSP vorhanden ist. Punkt 3 PARAMETRISCHE SCHÄTZUNG  kann unabhängig von MSP durchgeführt werden. Punkt 4   DREI-PUNKT-SCHÄTZUNG wird durch MSP unterstützt und soll an dieser Stelle erklärt werden.

Die Drei-Punkt-Schätzung

S.142 PMBOK (PERT siehe auch Seite 126 „Das PMP-Examen“)

Im Symbolleistenmenü finden Sie die Symbolleiste PERT- ANALYSE.

                               Sybolleiste PERT Schätzung

 

Über das rechte Symbol PA-EINGABETABELLE erreichen Sie folgende Tabelle:

Tabelle PERT Schätzung

In dieser Tabelle schätzen Sie für jeden Vorgang den optimistischen, wahrscheinlichsten und  pessimistischen Wert. Der Durchschnittswert errechnet sich aufgrund der Formel  (Opt + 4*Wahr + Pess)/6. Innerhalb MSP können Sie die Gewichtungen auch Ihren Präferenzen anpassen (Symbol mit der Waage).

Nachdem Sie die Durchschnittswerte berechnet haben (PERT BERECHNEN, 4. Symbol von links) können Sie über die drei ersten Schaltflächen  jeden der drei Pläne gesondert aufrufen. Im Balkendiagramm Gantt finden Sie die Durchschnittswerte.

Bild: PERT Schätzung

Der Autor dieser Unterlage hält diese Methode für fraglich, da es doch i.d.R. die Aufwände sind, die zuerst geschätzt werden (S.139 PMBOK Absatz 2).Erst Aufwand und Ressourcen ergeben in ihrer Konstellation eine Dauer. Dieses Tool, könnte lediglich in der Initiierungsphase einen Anhalt für den vorläufigen Zeitrahmen des Projekts eruieren.

Noch 6.4.2 SCHÄTZUNG DER VORGANGSDAUER Punkt 5 ANALYSE DER RESERVEN.

Die Sicherheitsreserven errechnen sich aufgrund der Methoden der QUANTITATIVEN RISIKOANALYSE Seite 257 PMBOK.

Mit der Überschrift „PUFFERMANAGMENT“ soll aber nach dem nächsten Modul „ANORDNUNGSBEZIEHUNGEN“ aufgezeigt werden, wie Sicherheitsreserven (Freier Puffer, Gesamter Puffer, Finaler Puffer, Managementpuffer) unter MSP verarbeitet werden.

Anordnungsbeziehungen

Prozess 6.2 FESTLEGUNG DER VORGANGSFOLGEN (PMBOK S.131-135)

Um gegenseitige Abhängigkeiten (Interdependenzen) der Vorgänge kenntlich zu machen, müssen die Vorgänge über Anordnungsbeziehungen zueinander in Beziehung gebracht werden.

Beispiele:

Ein Fenster kann erst eingesetzt werden, wenn der Rahmen fertig ist.

Eine Schokoladenglasur muss aufgetragen werden, solange der Kuchen noch warm ist.

Eine Sicherheitstür darf erst geöffnet werden, wenn die vorgelagerte Tür geschlossen ist.

Grundarten von Beziehungen

Normalfolge Ende – Anfang

Der Estrich kann erst gegossen werden, wenn die Dichtigkeitsprüfung der Heizrohre abgeschlossen ist.

Bild: Normalfolge Ende – Anfang

Anfangsfolge Anfang – Anfang

Die Umformung des Metalls muß unmittelbar mit der Abkühlphase des Metalls beginnen.

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Endfolge Ende – Ende

Aus dem Vermischen von Lösung A und Lösung B soll Lösung C entstehen. Die Erstellung von Lösung A und Lösung B muss gleichzeitig beendet sein. Wartezeiten für die Lösungen, würden die Konsistenz der Lösungen verändern und somit Lösung C in ihrer Beschaffenheit verändern.

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Sprungfolge Anfang – Ende

Eine Zeitungsdruckmaschine soll durch eine neue Maschine ersetzt werden. Damit es nicht zu Produktionsausfällen kommt, soll die alte Maschine solange produzieren, bis die neue Maschine selbst produziert. Es findet quasi eine Überlappung statt. Der Start der neuen Linie forciert das Ende der alten Linie.

Bild: Anordungsbeziehung AE

Überlappungen Fast Tracking und Abstände Nachlaufzeiten 

Jede der Grundbeziehungen kann zusätzlich Überlappungen oder Abstände beinhalten.

Bild: Anordnungsbeziehungen, EA, AA, EA, EA

Sollte der Abstand über „f“ – Zeiten (fmin,ft,fh,fw,fm) definiert werden, so muss auch die Vorgangsdauer über „fortlaufende Zeit“ definiert werden. Andererseits würde der Vorgang C erst am Montag beginnen. Eine „f – Dauer oder eine f –Abstand“ rechnet immer mit 24 Stunden, er berücksichtigt also keine arbeitsfreien Zeiten.

Bild: Fortlaufende Dauer 

Analyse von Anordnungsbeziehungen

Anordnungsbeziehungen können sehr unübersichtlich werden. Des weiteren können Anordnungsbeziehungen über sehr weite Strecken bestehen...z.B. zwischen Vorgang 3 und Vorgang 476.

Um die Analyse durchzuführen, existieren folgende Möglichkeiten:

  • Doppelklick auf den Verknüpfungspfeil
  • Informationen zum Vorgang – Register Vorgänger
  • Anlegen einer Ansichtskombination:
  • ANSICHT – WEITERE ANSICHTEN – NEU – ANSICHTSKOMBINATION – oben: BALKENDIAGRAMM GANTT– unten: BEZIEHUNGSDIAGRAMM – Name vergeben – ANZEIGEN IM MENÜ – OK – in die Global.mpt kopieren EXTRAS - ORGANISIEREN

Jetzt können Sie durch markieren eines Vorgangs alle Beziehungen visualisieren.

Ansichtskombination


Bild: Ansichtskombination in MS-project

Meilensteine

Ein Meilenstein visualisiert das Ende einer Phase, ein wichtiges Zwischenziel oder Ereignis (Liquiditätsereignisse, neue Gesetze, Übergabe von Fremdleistungen etc.).

Meilensteine einer bestimmten Kategorie, sollten z.B. farblichen Konventionen unterstehen. Über einen Filter oder über Rollup – Formatierung lassen sich Meilensteine vorzüglich verfolgen.

Sie können entweder berechnete Meilensteine (Meilensteine, die einen eigenen Zeitbedarf beinhalten) oder nicht berechnete Meilensteine visualisieren. Nicht berechnete Meilensteine geben Sie über „0 Tage“ in der Dauerspalte ein. Einen berechneten Meilenstein dagegen müssen Sie über die Informationen zum Vorgang im Register Spezial eingeben. In diesem Fall behält er die in der Dauerspalte eingegebene Dauer und wird trotzdem als Meilenstein visualisiert.

Unterbrechen von Vorgängen

Erzeugen Sie für den Vorgang, den Sie unterbrechen wollen ein Kontextmenü. Hier finden Sie die Möglichkeit, die Option VORGANG UNTERBRECHEN anzuklicken.

Anschließend erhalten Sie einen Pfeil als Mauszeiger, mit dem Sie sich solange auf dem Vorgang bewegen, bis das zugehörige Quickmenü Ihnen das Datum anzeigt, an dem Sie den Vorgang unterbrechen wollen.

Bei einem Klick wird der Vorgang für einen Tag unterbrochen. Soll die Unterbrechung mehrere Tage dauern, ist der hintere Teil des Vorgangs mit der Maus auf das gewünschte Datum zu ziehen.

Die Zeitintervalle des Mausklicks orientieren sich an der Zeitskala. Lässt sich ein Vorgang nicht unterbrechen, unterliegt der Vorgang vermutlich der Vorgangsart FESTE DAUER. Stellen Sie ihn in den INFORMATIONEN ZUM VORGANG – SPEZIAL – VORGANGSART auf FESTE EINHEIT.

Es existiert auch ein Feld mit dem Namen „Unterbrechungstermin“. Wenn Sie hier allerdings ein Datum eingeben, wird anstatt der Unterbrechung, Projektfortschritt eingegeben.

Bild: Vorgang unterbrechen

Periodische Vorgänge eingeben (PV)

PV  sind Vorgänge, die immer in bestimmten Intervallen stattfinden (Meetings, Reviews, Reports, Lohnzahlungen etc.). In FORMAT-BALKENARTEN werden diese Objekte allerdings unter dem Namen „Rollup“ geführt. Rollups unterscheiden sich von Vorgängen nur in der Art ihrer Anordnung. So werden Rollups auf einer horizontalen Ebene abgebildeten, wogegen Vorgänge immer stufenweise abwärts abgebildet werden.

PV sollten Sie möglichst immer erst einsetzen, wenn Ihr PSP und Ablaufplan fertiggestellt sind. Danach sollten Sie die erste leere Zeile unter dem Projekt nutzen, um z.B. sich wiederholende Meetings im Balkendiagramm Gantt zu visualisieren.

Die Funktionen finden Sie unter dem Menü EINFÜGEN-PERIODISCHER VORGANG.

Bild: Periodische Vorgänge

Um einen PV zu löschen, markieren Sie ihn und benutzen die Entfern-Taste.

Sollte sich das Projekt verlängern, werden die Besprechungen nicht automatisch fortgeführt.

Nachträglich eingetragene „Arbeitsfreie Tage“ werden allerdings durch automatische Verschiebung des PV registriert.

Die Summe des PV- Sammelvorgangs in der Dauer-Spalte, ist nicht von Bedeutung.                       

Puffermanagement unter MSP

Häufigster Fehler: Der Puffer wird in den Vorgang mit hineingerechnet! Das hat zur Folge, dass automatisch ein „monetärer Puffer“ errechnet wird. MSP errechnet :

Aufwand = Dauer * Ressourceneinheiten * Std. pro Tag

Wenn Sie einem Vorgang der „wahrscheinlich“ 4 Tage dauert, einen Tag freien Puffer zuordnen, dann errechnet MSP bei 200% Mitarbeitern einen Aufwand von 80 Stunden anstatt 64 Stunden.

Da an den Ressourcen die Kosten hängen, also über die Stammdaten der Mitarbeiter von MSP mit errechnet werden, errechnet MSP für 16 Stunden zusätzliche Kosten.

Um dieses Problem zu umgehen, bietet Ihnen MSP über die Einschränkungen (INFORMATIONEN ZUM VORGANG – SPEZIAL – EINSCHRÄNKUNGSART) einen Freien Puffer zu erzeugen. An dieser Stelle sei vermerkt, dass ein freier Puffer immer direkt einem Vorgang zugeordnet wird, dagegen der gesamte Puffer sich über die Nachfolger in der Verknüpfungskette kumuliert. Der freie Puffer wird erzeugt, indem der Nachfolger auf einen ANFANG NICHT FRÜHER ALS Termin gesetzt wird.

Bild: Einschränkungen in Informationen zum Vorgang

Freier und Gesamter Puffer

Bild: Freie und gesamte Puffer

Vorgang A partizipiert an den freien Puffern von Vorgang B + C und verfügt über 4 Tage gesamten Puffer und 0 Tage freien Puffer . Vorgang B verfügt auch über 4 Tage GP aber auch über einen Tag FP.

Fortsetzung folgt

Renee Ossowski, PMP

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