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Im Kontext des PmBok Guide 6th: Wie macht man schlanke BPMN-Modelle?

von Dr. Rainer Feldbrügge. Dr. Rainer Feldbrügge trainiert Sie und Ihre Mitarbeiter exklusiv für die SONOXO Akademie in BPMN Seminaren.   www.feldbruegge.com

 

Komplexe Prozessmodelle nützen nichts. Prozessmanager klagen immer wieder darüber, dass sich im Unternehmen kaum eine Socke für ihre Prozessmodelle interessiert. Schaut man sich die Zugriffszahlen auf das Prozessportal im Unternehmen an, kommen einem die Tränen. Dieses fehlende Interesse hat meines Erachtens zwei wesentliche Ursachen: Zum einen die überkomplexe Darstellung der Modelle, zum anderen der mangelhaft formulierte Auftrag für die Prozessmodellierung. Beide Ursachen müssen wir angehen.

Lasst uns hier mit der ersten (und offensichtlichen) Ursache anfangen: Wenn ein Leser mehr als eine Minute braucht, um ein Prozessmodell im Portal zu verstehen, steigt er aus. Wenn er dazu noch in das Modell hineinzoomen muss, um es überhaupt lesen zu können, vergeht ihm die Lust an der Sache. In meinem BPMN-Training lege ich darum sehr großen Wert darauf, dass die Teilnehmer knappe und schöne Modelle zeichnen. Ja, richtig gelesen: schöne Modelle. Das Auge liest mit! Die Ästhetik von Prozessmodellen hat eine wesentliche Funktion für das Verständnis.

Das Auge liest mit – gerade auch durch die BPMN Brille.

Warum werden denn Prozessmodelle so komplex? Hast du mal versucht, einen schwierigen Zusammenhang auf Englisch zu erklären? Auch wenn du im Englischunterricht gut aufgepasst hast, wird das schnell zum Bandwurm. Und dann hörst du, wie ein native Speaker seine Sache in knappen Sätzen zusammenfasst. Und du verstehst was er sagt. Wenn ich eine Sprache gut beherrsche, kann ich die Dinge knapper, präziser und verständlicher ausdrücken. Selbst dann, wenn ich dabei Worte verwende, die mein Gegenüber noch nicht gelernt hat. So ist das auch mit Prozessmodellen: Wer die Sprache der BPMN gut kann, macht präzise und verständliche Modelle.

Kommunikation im Prozess modellieren

Eine Sache, die viele Modellierer noch nicht verinnerlicht haben, ist das mit der Kommunikation innerhalb des Prozesses. Sie modellieren Nachrichtenereignisse in den Sequenzfluss hinein und meinen damit, dass ein Bearbeiter dem nächsten Bescheid gibt, dass er jetzt mit seiner Aktivität anfangen kann. Aktivitäten wie „Mail an Vertrieb senden“ sieht man immer wieder. Obwohl doch der „Vertrieb“ eine andere Rolle im selben Prozess ist.

Das Weiterleiten eines Falles innerhalb eines Prozesses wird im Prozessmodell durch einen einfachen Pfeil symbolisiert. Der Pfeil stellt die Sequenzlinie im Prozess dar und sagt: Wenn die eine Aktivität beendet ist, ist die nächste Aktivität dran. EineGefühle mit BPMN zusätzliche Aktivität für das „Bescheid sagen“ ist überflüssig. Der Sequenzfluss zeigt die Kommunikation im Prozess. Nachrichtenereignisse dienen der Kommunikation zwischen dem Prozess und der Außenwelt. Wenn wir diese Regel beherzigen, modellieren wir deutlich weniger Aktivitäten – das Modell wird schlanker und leichter verständlich.

Interne Abstimmung kostet Zeit

Damit haben wir aber das Problem nicht gelöst: Die Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten regelt sich offenbar nicht von selbst. Tatsächlich beschäftigen sich die Menschen in den Prozessen zu einem Gutteil ihrer Zeit damit, sich untereinander abzustimmen. Wenn uns die Prozessbeteiligten also im Workshop viele solcher Aktivitäten zur internen Kommunikation schildern, dann heißt das nicht, dass wir die alle modellieren müssen. Aber wir müssen sie ernst nehmen: Hoher interner Kommunikationsaufwand ist ein wichtiger Ansatzpunkt für Prozessverbesserung.

Zwei Lösungsmöglichkeiten

Wie dokumentieren wir denn dann das „Bescheid sagen“ im Prozess? Dazu bieten sich zwei Instrumente der BPMN an: Wenn ich die Kommunikationsaufwände im Prozessmodell sichtbar machen will, dann nutze ich Text-Annotationen, die mit der jeweiligen Sequenzlinie assoziiert sind. Das bläht zwar das Modell auch auf, aber die Hinweise sind von den eigentlichen Flusselementen im Prozess abgehoben. Diese Darstellung ist sinnvoll, wenn man auf die Probleme und Optimierungspotenziale hinweisen möchte.

Wenn das Modell eine kompakte Anleitung zur Orientierung für die Beteiligten bieten soll, dann empfehle ich eher, die Dokumentation der Aktivitäten zu nutzen. Der Ausführende der einen Aktivität soll die Aufgabe haben, dem Kollegen für die nächste Aktivität mitzuteilen, dass er fertig ist? Dann schreibe doch in die Dokumentation der Aktivitäten hinein, wie an die Person für die Folgeaktivität benachrichtigt werden soll.

Noch besser: Die Process Engine

Du meinst, das ist auch keine elegante Lösung? Richtig. Wirklich effektiv wäre eine automatische Weiterleitung von Aufgaben in einem digitalen Workflow. Die Steuerung der Zusammenarbeit zwischen den Prozessbeteiligten mit einer Process-Engine ist ein sehr effektiver Optimierungshebel für die meisten Prozesse. Wenn die Process Engine die Weiterleitung anhand des BPMN-Modelles übernimmt, müssen wir uns um die analogen Aktivitäten zur Weiterleitung nicht mehr kümmern: Sie stehen nicht mehr im Prozessmodell und sie verbrauchen auch keine Ressourcen mehr in der Realität. Wer aber (noch) keine Process-Engine im Unternehmen einsetzt, findet über die Dokumentation ein kompaktes Mittel, interne Kommunikation zu modellieren.

Für alle PMPler und PmBok Yunkies

Auch der PmBok Guide 6th bezieht sich auf die Sinnhaftigkeit und den Einsatz von Flowcharts (Seite 284). Im PmBok selbst werden Flowcharts angewendet um komplexe Prozessabläufe zu visualisieren, aber auch vor dem Hintergrund des Wissensgebiets „Qualitätsmanagement“ werden Flowcharts favorisiert. Zitat: „Flowcharts können für das Verständnis der Qualitätskosten in einem Prozess und deren Schätzung nützlich sein.“

Für Nicht-Insider: Der PmBok Guide dient der Vorbereitung auf die PMP Zertifizierung für Projektmanager.

Die nächsten BPMN Seminare:

13.03. - 15.03.2018 Nürnberg

05.06. - 07.06.2018 Berlin

 

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