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BPMN: Regel und Ausnahme

 

von Dr. Rainer Feldbrügge. Dr. Rainer Feldbrügge trainiert Sie und Ihre Mitarbeiter exklusiv für die SONOXO Akademie in BPMN Seminaren.   http://www.feldbruegge.com

Prozessmodelle schaffen Orientierung. Aber warum verlieren sich viele Unternehmen im Gewirr unzähliger überbordender Modelle? Einige Ursachen haben wir schon in den vorangegangenen Beiträgen (Links!) besprochen. Ein weiterer Grund für das ineffektive Modellgewimmel ist die fehlende Unterscheidung von Regel und Ausnahme.

Ein Prozess regelt den üblichen Ablauf. Also das, was „in der Regel“ passieren soll. Die Ausnahme ist eben die Ausnahme und gehört nicht in den Prozess. In vielen Prozessworkshops stellt sich allerdings schnell heraus, dass sich die Teams mehr mit den Ausnahmen beschäftigen als mit dem Regelfall. So kann es schon mal schwierig werden, zwischen den beiden zu unterscheiden.

Die Unterscheidung ist besonders schwierig, wenn wir „nah am Mitarbeiter“ modellieren – also bottom-up danach fragen, was denn die Leute tun, um die Arbeit zu leisten. Diese Perspektive ist sehr hilfreich, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Teams ihre Arbeit erleben, wo eine gemeinsame Sprache gelebt wird und wo man aneinander vorbei spricht. Aber diese Perspektive hilft nicht, Orientierung zu schaffen.

Dazu braucht es auch die top-down-Perspektive, die vom „logischen Prozess“ her fragt, was denn „eigentlich“ getan werden müsste, um die erwartete Leistung zu erbringen. Das tatsächlich gelebte Ablaufmuster ist eben eine mögliche Variante dieses logischen Prozesses – aber es gäbe eben auch andere.

 

In dieser „Draufsicht“ treten die Kernleistungen des Unternehmens hervor: Womit verdienen wir Geld? Die Kernprozesse werden in Varianten sichtbar – so ist z.B. der Prozess für die Auslieferung einer Standardsoftware etwas anders als für ein Standardpaket mit Customizing. Der Prozess für Individualentwicklung unterscheidet sich aber so grundlegend, dass er nicht mehr als Variante durchgeht sondern einen eigenen Kernprozess bildet. Es macht Sinn, alle Kernprozesse zunächst generisch in einem „logischen Prozess“ abzubilden und dann für die Varianten darzustellen, wie sie sich von diesem generischen Prozess unterscheiden (müssen). Diese logische Modellierung hilft, die tatsächlichen Abläufe aus der Mitarbeiterperspektive besser zu verstehen.

 

In der Gegenüberstellung wird klarer, was Regelprozess ist und was Ausnahme. Und wenn dann die Erkenntnis um sich greift, dass sich der Alltag zu sehr um die Ausnahmen dreht, dann ist das schon ein wichtiger Entwicklungsschritt.

 

Ein kompaktes BPMN-Modell zeigt den Regelfall für einen Prozess. Damit die Ausnahmen im Modell sichtbar werden, greifen wir zu einem nützlichen BPMN-Instrument: Der Ereignisteilprozess schafft eine Möglichkeit, für die wahrgenommenen Ausnahmen einen Platzhalter zu schaffen. Vielleicht kann man auch unterscheiden, dass diese Ausnahmen nur von bestimmten Experten bearbeitet werden sollen?

Dann hilft es, in einem BPMN-Prozessmodell, das nur den Regelprozess darstellt, einen geschlossenen Ereignisteilprozess für die häufiger auftretenden Ausnahmefälle zu platzieren. So wird deutlich, welche Ausnahmen den Regelprozess brechen. Wenn Ausnahmen nur von bestimmten Personen bearbeitet werden, stellen wir den Regelprozess in einer Lane „Sachbearbeiter“ und die Ereignisteilprozesse in einer Lane „Supervisor“ dar.

Macht es Sinn, die Ereignisteilprozesse an anderer Stelle ausführlich zu modellieren? Meistens lohnt dieser Aufwand nicht, denn die Ausnahmen werden mit viel Erfahrungswissen „am Prozess vorbei“ gehandhabt. Diese Darstellung hilft aber, diese Fälle bewusst wahrzunehmen und zu hinterfragen, warum ein Sonderfall eben ein Sonderfall sein soll. Wir können Ursachen für Sonderregeln erkennen und vielleicht auch abstellen. Wir können den Regelprozess um eine Variante verbessern, um weitere Fälle im Regelprozess bedienen zu können.

 

Regeln mit Ausnahme

 

Wenn wir eine Prozess-Engine nutzen, dann steht hinter dem Ereignisteilprozess eine manuelle Handhabung direkt auf den Host-Systemen – also ohne Steuerung durch die Prozess-Engine. Aber jeder Ausnahmefall ist dann dokumentiert und gezählt. So wird transparent, was vorher ein Wirrwarr von Prozessen und undokumentierten Abläufen war.

 

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