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MS-Project: Die "1-Klick-Methode"

Durch die "1-Klick-Methode" kommen Sie mit einem Klick an die von Ihnen benötigten Informationen! Z.B. die Vorgänge externer Dienstleister, Vorgänge mit einem Fertigstellungsgrad von bspw. 50% oder Vorgänge, die bestimmten Qualitätsmetriken unterliegen. Sie können unendlich viele Informationskategorien definieren, die Sie mit einem Klick erreichen. Dies ist eines der wichtigsten Features für die Projektsteuerung, denn um ein Projekt zu steuern, benötigen Sie Informationen.

Die  Zauberwörter für die 1-Klick-Methode heißen Filter und Ansichten. Ich verwende hier ein komplexeres Projekt als unser "Feuerwehrhaus", damit die Effekte besser wirken. Sie können die Datei hier herunterladen: Marketingkampagne

KEU2 mit EustressÖffnen Sie die Datei, die Sie heruntergeladen haben. In dem Projekt werden wir mit drei externen Dienstleistern arbeiten, die noch bestimmten Vorgängen zugeordnet werden müssen. Verantwortung

Sie sind zwar ein begeisterter Anhänger lateralen Führens hinsichtlich der Etablierung von Verantwortungshierarchien (MbO), aber bezogen auf Ihre Dienstleister funktioniert der laterale Ansatz noch nicht so ganz. Ihre Dienstleister sind sehr stark in tayloristischen Strukturen, in Anweisungshierarchien verhaftet. Um lateral führen zu können, müssen Mitarbeiter und Dienstleister lateral denken und handeln können. Da dies noch nicht über alle Bereiche hinweg möglich ist, fahren Sie zurzeit noch mit beiden Systemen (Verantwortungshierarchien, Anweisungshierarchien) quasi „Stereo“ ;-).

SCRUMBALL

Insbesondere im Rahmenwerk von SCRUM wird versucht dem Team Möglichkeiten zu eröffnen, eigenverantwortlich zu arbeiten. Allerdings kommt es auch immer auf die Sichtweise des Produkt Owners (PO) an. Der PO ist Mitglied des Teams und nimmt die stärkste Rolle wahr. Er kann sehr viel Einfluss auf die Arbeitsweise des Teams nehmen. Man hört und liest, dass dies in der Praxis nicht immer so lateral gehandhabt wird, wie es die Methoden vorsehen.

Sie entscheiden sich täglich den Fortschritt Ihrer Dienstleister zu überwachen, und daher ist es wichtig, dass ein sehr schneller Zugriff auf die Vorgänge der Dienstleister möglich ist. Sie gehen folgendermaßen vor:

Ordnen Sie dem gesuchten Element ein Filterkriterium zu. Dazu fügen Sie ein Feld "Text1" rechts von dem "Dauer - Feld" hinzu. Klicken Sie dazu auf dem Feld (Spaltenkopf) "Anfang" mit der rechten Maustaste. Damit erreichen Sie das Kontextmenü. Wählen Sie "Spalte einfügen" (Bild 1). Wählen Sie das Feld "Text1" aus.

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Bild 1

Klicken Sie auf den Feldnamen "Text1" mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Benutzer definierte Felder" aus und benennen Sie das Feld in "Ext.Dstl." um.

Feld umbennen

Bild 2

Anschließend bleiben Sie in der Maske und wählen "Suchen" (ab 2016 "Nachschlagetabelle") aus. Hier können Sie eine Nachschlagetabelle erzeugen, die es Ihnen ermöglicht, später die externen Dienstleister einfach auszuwählen. Tragen Sie die drei Firmen dort ein. Danach schließen Sie die Masken.

Nachschlagetabelle

Bild 3

Ordnen Sie jetzt mindestens 5 Mal die drei Firmen Vorgängen zu, in dem Sie in dem Feld "Ext. Dstl." aus der Nachschlagetabelle die Firmen auswählen.

Kernteam und Template

Filter erstellen

Im Register Ansicht finden Sie die Filter. Die Filter bilden das wichtigste Werkzeug, Informationen fokussiert darzustellen. Klicken Sie auf Filter und wählen Sie "Neuer Filter". In der Maske, die jetzt erscheint, können Sie die Filter erzeugen. Da wo "Filter 1" steht, geben Sie bitte "Müller KG" ein. Ansonsten tätigen Sie die Eingaben im Beispiel Bild 3 und speichern.

Filter erstellen

Bild 4

Damit Sie Ihren Aufwand verkürzen, wechseln Sie in "Filter - Weitere Filter" und kopieren dort den Filter "Müller KG". Ändern Sie in dem Filter den Namen der Firma jeweils in "Name" und "Wert".

Filter kopieren und abaendern

Bild 5

Wenn Sie einen der Filter jetzt ausprobieren, sollten nur die Vorgänge der ausgewählten Firma übrig bleiben (Bild 5).

Filter Trau mich nicht

Bild 6

1-Klick-MethodeDaten erreichen

Jetzt habe ich Ihnen in der Überschrift aber versprochen, die gewünschten Daten mit einem Klick zu erreichen. Dies wollen wir in den nächsten Schritten erreichen.

Zuerst werden wir die Filter jeweils einer Ansicht zuordnen, so dass Sie die Daten mit zwei Klicks erreichen. Danach werden wir ein kleines Makro entwickeln und jedes Makro auf einer Symbolleiste etablieren. Dann sind Sie in der Lage, die gewünschten Informationen mit einem Klick zu erreichen.

Filter in eine Ansicht integrieren

Wechseln Sie in "Ansicht - Andere Ansichten - Weitere Ansichten" (Bild 6). Kopieren Sie das Balkendiagramm Gantt und tragen Sie bei Namen "1Trau mich nicht AG" ein (Bild 7). Die "1" setzt diese Ansicht in der späteren Auswahlliste nach oben. Als Filter setzen Sie ebenfalls den Filter "Trau mich nicht AG". "Im Menü anzeigen" sollte erst einmal aktiviert bleiben. Später, wenn die Auswahlliste unübersichtlich wird, kann man dieses Häckchen deaktivieren, da die Ansicht sich dann sowieso auf einer Themen orientierten Sybmbolleiste befinden sollte. Analog zu dieser Beschreibung verfahren Sie bitte auch mit den Filtern "Müller KG + Zahn&Gold GmbH".Weiter AnsichtenFilter in Ansicht einfuegen
Bild 7 & Bild 8
 

Wenn Sie jetzt im Untermenü des "Gantt Diagramms im Register Datei" nachschauen, sollten Sie Ihre drei Ansichten mit den jeweiligen Filtern finden. Probieren Sie sie aus! Es sollten immer nur die Datensätze angezeigt werden, die durch Ihren Filter selektiert werden. Wie schon weiter oben beschrieben, kann die Auswahlliste links, unübersichtlich werden. Dazu müssen Sie in der Maske"Weitere Ansichten" "Im Menü anzeigen" deaktivieren.

Analog zu diesem Beispiel können Sie jede erdenkliche Informationskategorie definieren. Sie müssen nur die Anforderungen an die Filter kennen und bei der Definition der Filter umsetzen können. Jetzt fehlt nur noch der Zugang über einen Klick.

Letzter Schritt: 1 - Klick - Methode

Sie sollten jetzt keine Ansicht mit einem Filter benutzen. Falls doch, wechseln Sie bitte bspw. in die Ansicht "Balkendiagramm:Gantt". Danach wechseln Sie über das Register "Ansicht" am rechten Rand nach "Makros - Makros aufzeichnen". In der Maske "Makro aufzeichnen" geben Sie den Makronamen "MüllerKG" ein. Es dürfen keine Leerzeichen verwendet werden. Jetzt können Sie das Makro starten. Sie dürfen jetzt aber nichts mehr anklicken, was nicht dazu führt, in die Filteransicht zu wechseln.

Makro aufzeichnenMakroa aufzeichnen 1

Bild 9 & Bild 10

Sie wechseln jetzt einfach in die Auswahlliste "Gantt Diagramm" und klicken die Ansicht "Müller KG" an. Das war es schon. Stoppen Sie in "Ansicht - Makros - Aufzeichnung beenden" die Makroaufnahme. Verfahren Sie analog mit den beiden anderen Filteransichten. Sie müssen aber immer zuerst in eine Ansicht ohne Filter wechseln. Danach sollten Sie über 3 Makros verfügen.

Makro ausfuehren

Bild 11

Die Makros sind jetzt vorhanden und wurden von Ihnen getestet (Ansicht - Makros Makros anzeigen - Ausführen). Es blieben jeweils nur die Datensätze der ausgewählten Unternehmen übrig. Jetzt können wir die Makros an eine Symbol in einer Symbolleiste anheften. Dazu wechseln Sie in "Datei - Optionen - Menüband anpassen".

Gehen Sie jetzt wie folgt vor:

  1. Wählen Sie "Makros" unter "Befehle auswählen" aus.
  2. Erzeugen Sie auf der rechten Seite unter "Menü anpassen" eine neue Registerkarte. Benennen Sie sie in "Filter Ansichten" um.
  3. Eine neue Gruppe wurde mit der Registerkarte schon erzeugt. Weitere Gruppen müssen Sie selbst erzeugen. Z.b. für gefilterte Vorgänge, die einer bestimmten Qualitätssichrungsmaßnahme unterliegen. Benennen Sie die Gruppe um in "Externe Dienstleister".
  4. Markieren Sie "Externe Dienstleister" und ziehen Sie die drei Makros rüber auf die Gruppe.           

Das Häckchen sollte vor der Registerkarte aktiviert sein. Dann taucht das Register in der Menüleiste auch auf. Jetzt können Sie mit einem Klick Ihre Informationskategorien erreichen (...insofern das Register Informationskategorien ausgewählt ist.).

Neues Menue mit Externen Dienstleistern

Bild 12

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