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Der neue PmBok Guide® 6th, sehr dediziert kommentiert, von Renee Ossowski, PMP Trainer (Kap. 12)

Zurzeit können Sie auch die Analyse der Kapitel 1 – 4 in unserem BLOG lesen.

Kapitel 12

PmBok 6thEine Neuerung fällt bei der Prozessübersicht gleich ins Auge: Der Prozess „Beschaffungen abschließen“ wurde ersatzlos gestrichen. Sie müssen für die PMP® Zertifizierung eine Kleinigkeit weniger lernen. Begründet wird die Streichung damit, dass die Realität zeigt, dass Projektmanager selten oder kaum in den „Beschaffungen abschließen“ Prozess involviert sind. Tätigkeiten bezüglich der Evaluierung der Liefergegenstände wurden in den Steuerungsprozess übertragen, Verwaltungstechnische Tätigkeiten in den Integrationsprozess „Projekt oder Phase abschließen“. Es verbleiben die Prozesse:

12.1 Beschaffungsmanagement planen

12.2 Beschaffungen durchführen

12.3 Beschaffungen steuern

In der Einleitung – jetzt unter der Überschrift „Grundsätze des Beschaffungsmanagements“ - werden in der 6er Version bestimmte Sachverhalte besser erklärt. Bspw. wird klar formuliert, dass der Käufer, der einem Projektteam Prisonzugeordnet ist, auch der Gesamtorganisation des Projektteams angehört. Auch die juristische Brisanz für die Beschaffungsprozesse wird deutlich hervorgehoben.

Als neuer Zusatz wird kenntlich gemacht, dass nicht alles was der PmBok Guide als rechtlich korrekt bezeichnet, in anderen Ländern ebenfalls der Fall ist. Vom Autor: Dazu sollte man insbesondere das Common Law (USA) und Zivil Law (Europa) unterscheiden können.

Ebenfalls neu ist der Hinweis, den Wissenstransfer vom Lieferanten zum Kunden oder umgekehrt im Vertrag zu dokumentieren. Prozesse, die Daten der Kunden und Lieferanten integrieren, betreffen nicht nur Personendaten, auch Produktdaten sind schützenswert. In Deutschland gilt das Bundesdatenschutzgesetz. Verstöße dagegen können zu empfindlichen Strafen führen.

Auch im Kapitel 12 erscheint der neue Absatz „Trends und neu entstehende Praktiken im Beschaffungsmanagement“. PMI fokussiert drei Bereiche.

1. Fortschritte bei Werkzeuge: Beschaffungsmaßnahmen werden immer mehr über Online – Beschaffungswerkzeuge getätigt. Ein treffendes Beispiel bildet da die Baubranche. Ehebliche Kosten- und Zeiteinsparungen werden über Modellierungswerkzeuge erreicht. Wenn man in der Vergangenheit über 3D Modellierung sprach, sind zurzeit schon 4D (zusätzliche semantische Informationen) und 5D Modellierer aktuell. So kann bspw. im Bauablauf jeder Prozessschritt auf der Zeitachse simuliert werden. Ein großer Vorteil ist die Darstellung von Abhängigkeiten zu andern Bauteilen. Muss bspw. eine Heizung eingebaut werden, werden alle Abhängigkeiten und notwendigen Bauteile angezeigt. Verknüpft man den Zeitablauf mit der 3D Simulation, erhält man ein 4D Modell. Die 4D Überwachung läuft über Kameras, deren Bilder in Punktwolken generiert werden um dann als Vergleichsmodell den Fortschritt erkennbar macht. 5D Modellierung dagegen fokussiert die Kostenentwicklung.

Gebäudedatenmodellierung wird auch als Building Information Modell (BIM) bezeichnet.

2. Modernes Risikomanagement: Aufgrund der wachsenden Komplexität in Projekte, werden Risiken immer unüberschaubarer. Insbesondere dann, wenn Käuferorganisation und Trägergesellschaft der Projektorganisation nicht identisch sind. Schon im Vertrag sollten Vereinbarungen stattfinden, die die Risikoübernahme entstehender Risiken den jeweiligen Bereichen zuordnen.

Vom Autor: Auch hier existieren Portale oder Unternehmen, die den gesamten Beschaffungsprozess digitalisiert, angefangen bei der Bedarfsanalyse über Anbietersuche, Bestellwesen, SRM und Service, outsource bar machen. Viele Risiken werden über solche Portale ausgeschaltet, z.B. durch Einhaltung der SOX Richtlinien oder kontinuierliche Überwachung der Lieferanten.

4D Modelling3. Änderungen der Prozesse des Vertragswesens: PMI sieht in den letzten Jahren erhebliche Veränderungen im Bereich des Vertragswesens aufgrund des Anstiegs internationaler Projekte. Internationale Projekte erfordern internationale Verträge. Eine sehr häufig auftretende Projektart im internationalen Kontext sind BOT Projekte (Build, Operate and Transfer Projects), die durch öffentliche Auftraggeber und einer Projektgesellschaft initiiert werden. Die Primären Verträge finden zwischen diesen beiden Organen statt, darüber hinaus existieren aber ungezählte weitere Beteiligte, auch aus anderen Ländern, deren Verträge als Sekundärverträge bezeichnet werden. Es dürfte auf der Hand liegen, dass das Risikopotenzial hier ungleich größer sein wird, als bei einem landesinternen kleineren Projektumfeld.

Das O im BOT steht für die begrenzte Vermarktung, die der Projektgesellschaft die Gelegenheit geben soll, ihre Investitionen zu refinanzieren.

PMI nennt notwendige Anpassungen der Beschaffungsprozesse durch Projektmanager bezogen auf Branchen. Des Weiteren sieht PMI die Notwendigkeit, in agilen oder adaptiven Umgebungen, spezielle Vertragskonstellationen vorzunehmen (Seite 465).

12.1 Beschaffungsmanagement planen

Der beschreibende Text hat sich nicht verändert. Es sind allerdings einige Eingangs- und Ausgangswerte hinzugekommen:

Anforderungs-Nachverfolgungs-Matrix: Dieses Werkzeug gab es in der Version 5th auch schon, allerdings unter dem Namen „Anforderungs-Rückverfolgbarkeits-Matrix“. Leider werden beide Namen in der deutschen Version 6th verwendet. Auf Seite 559 in den Projektdokumenten, Seite 618, 619, 620. Die Anforderungs-Nachverfolgungs-Matrix auf den Seiten 466, 467, 470 und weitere Seiten im Kapitel 12. Der deutsche Leser könnte jetzt meinen, da der Begriff Anforderungs-Rückverfolgbarkeits-Matrix im Kapitel 5 benutzt wird, der Begriff Anforderungs-Nachverfolgungs-Matrix dagegen im Kapitel12, dass beide Begriffe unterschiedlichen Intentionen beinhalten – nein dem ist nicht so. Auf der Seite 565 wird im Prozess „Anforderungen sammeln“, ein Prozess aus dem Kapitel 5, ebenfalls wieder der Begriff Anforderungs-Nachverfolgungs-Matrix benutzt. Endgültige Klarheit bringt die englische Version, hier wird durchgängig der Begriff „Requirement Traceability Matrix“ benutzt.

Eine ausführliche Definition für Anforderungs-Nachverfolgungs-Matrix finden Sie im PmBok Guide 6th auf Seite 148 – 149.  

Annahmen-Protokoll: Auch dieses Dokument ist neu, allerdings nicht Annahmen, als auch nicht die „Analyse von Annahmen“. Zwei sich ergänzende Definitionen finden Sie im PmBok 6, Seite 81 und im PmBok 5, Seite 124. Die „Analyse von Annahmen“ heißt jetzt im Prozess „Risiken identifizieren“ „Analyse von Annahmen und Einschränkungen“.

In der Abb. 12-3, PmBok Guide® 6, in Gegensatz zur Abb. 12-3, PmBok 5, irritiert, dass es kein Pfeil zum Prozess „Beschaffungen durchführen“ führt. Dies gilt auch für diverse Flussdiagramme in den anderen Kapiteln. Die Interaktion wird zwischen den Prozessen wird nun mehr nur in vielen Fällen nur noch indirekt über Dokumente aufgezeigt. Betrachtet man die Eingangswerte des Prozess „Beschaffungen durchführen“, dann entsteht die Verbindung durch die Beschaffungsdokumente.

Die Verträge ab Seite 471 sind weitgehend identisch beschrieben wie im PmBok 5th. Auf Seite 472 bezogen auf die Kostenerstattungsverträge hat sich in der deutschen Version wohl ein kleiner Fehler eingeschlichen. Der dritte Vertrag darf nicht „Vertrag auf Selbstkostenbasis zzgl. Leistungsprämie“ lauten, er muss „Vertrag auf Selbstkostenbasis zzgl. Erfolgshonorar“ heißen.

Die dritte Art, eine Mischform „Vertrag auf Zeit- und Materialbasis“ wird zwar genannt, aber nicht separat beschrieben, wie im PmBok Guide® 5, Seite 364.PMP Seminar

Innerhalb der Werkzeuge und Methoden, beschreibt der Pmbok 6th, zusätzlich die Auswahlkriterien für Lieferanten. Es werden sechs Kriterien beschrieben, die bei der Auswahl eine Rolle spielen können.

Bei den Ausgangswerten kommt der Ausgangswert „Beschaffungsstrategie“ hinzu. Die Beschaffungsstrategie beschäftigt sich mit Bereitstellungsmethoden, Formen vertraglicher Zahlungen und Beschaffungsphasen. Im Rahmen der Beschaffungsunterlagen werden drei Dokumente unterschiedlicher Angebotsanfragen, „Informationsanfrage (RFI), Angebotsanfrage (RFQ) und Angebotsaufforderung (RFP)“ näher beschrieben.

Die Beschreibung für die Angebotsaufforderung (RFP) klingt in der deutschen als auch englischen Fassung für mich etwas abwegig. Zitat: „Eine Angebotsaufforderung (RFP) wird gestellt, wenn es im Projekt ein Problem gibt und die Lösung nicht einfach zu bestimmen ist“.

Ich denke, mit „Problem“ ist ein aktueller Bedarf gemeint. Z. B. ein Outsourcing oder der Bedarf einer digitalen Anwendung. Bedarfe, die durch eigenes Know How nicht machbar sind.

Fortsetzung folgt

 

Hier schreibt: Renee Ossowski, PMP

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