Blog | Projektmanagement

PmBok Guide und MS Project

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PmBok Guide + MS Project: Der Prozess „Vorgangsfolgen festlegen“

Der neue PmBok Guide 6th unterscheidet Terminplanungsmethoden in prognostizierten (häufig als klassisch bezeichnet) und agil/adaptiven Lebenszyklen. Bei der ersten Form lässt die Art des Projekts eine durchgehende Planung zu, im zweiten Fall werden in sogenannten Sprints kürzere Zeiträume geplant, um dem Auftraggeber am Ende eines Sprints ein „Inkrement“, also eine funktionale Einheit präsentieren zu können. Darauf aufbauend wird der nächst Sprint geplant.

Grundsätzlich funktioniert der prognostizierte Lebenszyklus nicht anders. Nur dass hier anstatt von Sprints von Phasen gesprochen wird, die ebenfalls am Ende einer Verifizierung unterliegen. Der Gegenstand der Verifizierung nennt sich Liefergegenstand und kann ebenfalls eine funktionale Einheit oder ein anderes Ergebnis darstellen. Der einzige Unterschied in diesem Kontext sind die Zeitspannen, das Wording und natürlich der schon weiter geplante Projektlebenszyklus im prognostizierten Projekt. Wobei grundsätzlich die Regel des Rolling Waves Planning gilt, für Folgephasen nur das zu planen, was wirklich bekannt ist.

Der Prozess „Vorgangsfolgen festlegen“ in MS Project

Die folgende Vorgehensweise trifft auf beide Projektlebenszyklen, prognostizierte und agil/adaptive Lebenszyklen zu. Es muss ein Vorgangsknotennetzplan (VKN) entwickelt werden, der die kausalen Abhängigkeiten der Arbeitsinhalte/Aufgaben/Arbeitspakete darstellt. Um kausale Abhängigkeiten darzustellen, nutzt die Netzplantechnik vier verschiedene Syntaxen.

Normalfolge in MS Projekt EA = Ende Anfang

Darstellung ener Ende Anfang Verknüpfung in  in MS Project

Endfolge in MS Project EE = Ende Ende

Darstellung ener Ende Ende Verknüpfung in  in MS Project

Anfangsfolge in MS Project AA = Anfang Anfang

Darstellung ener Anfang Anfang Verknüpfung in  in MS Project

Sprungfolge in MS Project AE = Anfang Ende

Darstellung ener Anfang Ende Verknüpfung in  in MS ProjectLeider wird die Sprungfolge in der Grafik auf Seite 190 im PmBok 6th nicht sonderlich plausibel dargestellt. Wie Sie im Schaubild von MS Project sehen, betrachtet man die AE Beziehung lieber auf der Zeitachse. Das Textbeispiel von Seite 190 lässt sich hier aber sehr schön anwenden. Neues Kreditorensystem (A) muss starten, bevor das alte Kreditorensystem (B) beendet werden kann. Der Vorgang A steuert das Ende von Vorgang B. Oder nehmen Sie Schicht 4 (A) und Schicht 3 (B) auf einem Leitstand eines Atomkraftwerks. Schicht 3 darf erst enden, wenn Schicht 4 Schicht 3 ablöst. Da spielt der Schichtplan eine nur untergeordnete Rolle.

Darstellung eines Workflows

Beispiel: Eines meiner  Hobbys ist Backen. Schließlich gründete und führte ich 2,5 Jahre lang erfolgreich eine Donuts - Bäckerei (Rossidonuts) mit drei Geschäften in der Türkei. Es ist schon etwas länger her, da wollte ich einen Gugelhupf backen. Und was ist schon  ein Gugelhupf ohne Schokoladenguss. Da ich damals noch eher protoprofessionell unterwegs war, benötigte ich Expertise. Der PmBok Guide bezeichnet Expertise als Fachurteil (Expert Judgement). Mir war nicht ganz klar, wie ich den Schokoguss so auf den Gugelhupf aufbringe, ohne dass er größtenteils wieder herunterläuft oder beim ersten Anschnitt herunterbröckelt. Aber wozu hat man eine Mutter? Ich rief also meine Mutter an und erfragte die erwünschte Expertise. „Min Jung“ sagte meine Mutter, „da setzt Du erst mal einen Meilenstein auf die Zeitachse mit dem Namen, Start Abkühlphase“. Das hat sie natürlich nicht gesagt, aber ich übersetzte hier mal einen längeren Monolog in eine prägnante Projektmanagement Sprache.

„Der Kuchen sollte erst Mal auf 30 – 40 Grad herunterkühlen. Wenn Du nämlich den Schokoladenguss sofort auf den Kuchen aufbringst, läuft wegen der Hitze des Kuchens, der größte Teil der Schokolade wieder herunter. Ist der Kuchen dagegen schon kalt, kann die Schokolade nicht in die Poren des Kuchens eindringen. Die Schokolade hält nur so lange, wie der Kuchen nicht angeschnitten wird. Beim Anschneiden würde die Schokolade herunterbröckeln.“

Die richtige Vorgehensweise mit ihren Kausalitäten wollen wir jetzt in MS Project darstellen:

Dartellung eines Workflows in MS Project

Sie sehen in der Darstellung, dass sich auch die Wartezeiten oder Abstände entsprechend den kausalen Realitäten darstellen lassen. So kann jeder Art workflow optimal dargestellt werden, sei es in einem Sprint oder in einer Phase.

 

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Hier schreibt Renee Ossowski, PMP, seit 20 Jahren MS Project Trainer, seit 10 Jahre PMP Trainer!

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