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BPMN: Kann man Verantwortung modellieren?

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von Dr. Rainer Feldbrügge. Dr. Rainer Feldbrügge trainiert Sie und Ihre Mitarbeiter exklusiv für die SONOXO Akademie in BPMN Seminaren.   www.feldbruegge.com

 

Kann man Verantwortung modellieren? Ein gutes BPMN-Modell beantwortet die Frage der Verantwortung auf einen Blick: Aktivitäten sind in Lanes angeordnet, die Lanes symbolisieren Rollen im Prozess. Die Lanes zusammen bilden den Pool – der Pool vertritt den Prozess.

Ein häufiger Fehler in der BPMN-Modellierung ist es, den Pool mit dem Unternehmen gleichzusetzen und die Lanes mit den Abteilungen. Die Aufbauorganisation hat aber mit den Prozessen nichts zu tun. Wenn die Zuständigkeiten für einzelne Rollen im Prozess von einer Abteilung zur anderen verschoben wird, ändert sich doch der Prozess nicht. Der Pool steht für einen Prozess und die Lane für eine Rolle.

 

Rollen sind nicht Abteilungen

Wer die Rollen ausfüllt, ist an anderer Stelle zu klären. Es ist auch möglich, dass die Zuständigkeiten für Rollen in der Organisation unterschiedlich geregelt sind: In einer kleinen Niederlassung werden die technischen und die Müller ist verantwortlichadministrativen Rollen vielleicht im selben Team ausgeführt, in der Zentrale gibt es für zwei Rollen zwei Teams. Das Prozessmodell bleibt dasselbe.

Die Aktivitäten beinhalten unter Umständen mehrere Arbeitsschritte. Es ist nicht hilfreich, jede einzelne Verrichtung im BPMN-Modell einzeln zu modellieren. Dann würde das Modell so komplex und verschachtelt, dass es niemand mehr anschauen mag. Und dann könnte man es auch gleich lassen. Die einzelnen Schritte klärt man in der Dokumentation der Aktivität: Der Verantwortliche für ihre Ausführung übernimmt die Verantwortung, dass alle notwendigen Schritte erfolgt sind. Die Sequenzlinie von einer Aktivität zur nächsten bedeutet: Wenn der erwartete Endzustand der Vorgängeraktivität erreicht ist, beginnt die Folgeaktivität.

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Aktivitäten und Checklisten

Darum empfehle ich, zu jeder Aktivität die Kriterien zu dokumentieren, die erfüllt sein müssen, damit die Aktivität fertig ist. Am besten in Form einer Checkliste. Der Ausführende bestätigt, wenn er sein „fertig“ meldet, dass alle Punkte der Liste abgehakt sind. Dann braucht es keine kleinschrittige Modellierung, denn jede Aktivität enthält eine kleine Checkliste.

Und dann wird auch klar, was Verantwortung im Prozessmodell bedeutet: Wer immer die Ausführungsrolle einer Aktivität einnimmt, trägt die Verantwortung für die korrekte und vollständige Ausführung. Der Prozessverantwortliche ist nicht für die Ausführung der einzelnen Aktivitäten verantwortlich, sondern für die Kommunikation zwischen den Beteiligten. Er muss sicherstellen, dass jeder seine Verantwortung erkennt und alle effektiv miteinander kommunizieren.

 

Prozessverantwortung im BPMN-Modell

Der Prozessverantwortliche beobachtet den gesamten Prozess und hat die Kennzahlen im Auge. Wann immer die Leistung des Prozesses hinter der Erwartung zurückbleibt, muss er einschreiten und die Beteiligten zusammenrufen. Eine Weisungsbefugnis hat der Prozessverantwortliche dabei selten – die Funktion ist ein gutes Beispiel für nicht-hierarchische „laterale“ Führung.

Wie stellt man RACI richtig dar?

In vielen Unternehmen ist die Formel RACI für die Klärung von Verantwortlichkeiten verbreitet. Das Akronym steht für „Responsible“, „Accountable“, „Consulting“ und „Informed“. Jemand ist für die Ausführung verantwortlich, jemand hat die Führungsverantwortung, eine weitere Person kann/muss hinzugezogen werden und wieder andere sind zu informieren.

Das „R“ in RACI ist klar durch die Lane geregelt: Wer die im Prozess beschriebene Rolle innehat, ist für die Ausführung der Aktivität wie oben beschrieben verantwortlich. Das „A“ hängt an der Prozessverantwortung: Je Prozess (Pool) ist eine Verantwortung zu definieren.

Das „C“ modellieren viele mit einem freien Artefakt (meistens einem Personensymbol). Das „I“ ist im BPMN-Modell schwieriger darzustellen. Nachrichtenlinien sind dafür nicht geeignet, denn sie beeinflussen über die empfangenden Nachrichtenereignisse in einem anderen Pool den dortigen Tokenfluss. Mein Tipp: Wenn „C“ und „I“ wirklich festzuhalten sind, definiere man am Objekt Aktivität zwei Attribute für „Consulting“ und „Informed“. Aber ganz unter uns: Das heißt nur „RACI“, damit man es besser aussprechen kann. Eigentlich würde „RA“ auch genügen.

 

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